Membangun sistem informasi kependudukan di desa

Untuk membantu otomatisasi administrasi kependudukan serta tugas-tugas administrasi lainnya di desa/kelurahan, kami melakukan kajian pustaka dan studi kasus penerapan sistem informasi kependudukan di beberapa desa dan kelurahan di Kabupaten Banyumas.

Secara spesifik, tujuan kajian dan studi kasus ini adalah: (1) mengidentifikasi peluang dan tantangan pelaksanaan otomatisasi administrasi kependudukan di desa/kelurahan, (2) mengidentifikasi potensi dan kendala yang dihadapi pemerintah desa/kelurahan dalam melaksanakan otomatisasi administrasi kependudukan di desa/kelurahan, (3) mengimplementasikan otomatisasi administrasi kependudukan di desa/kelurahan melalui pemasangan sistem informasi pemerintahan desa/kelurahan, (4) melaksanakan pelatihan, pendampingan, evaluasi dan pemantauan pelaksanaan otomatisasi administrasi kependudukan di desa/kelurahan.

Kegiatan ini dilaksanakan melalui skema program penerapan ipteks yang didanai Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat Universitas Jenderal Soedirman dan sedang diusulkan kembali dengan skema Kuliah Kerja Nyata (KKN) Tematik. Perangkat lunak sistem diadakan melalui kemitraan dengan penyedia (vendor) eksternal.

 

Bibliografi yang disarankan untuk artikel ini:

Warsidi. 2011. Membangun sistem informasi kependudukan di desa. http://www.warsidi.com/2011/12/membangun-sistem-informasi-kependudukan.html. Diakses tanggal dd mmmm yyyy.

 

Pendahululan

Administrasi kependudukan mencakup serangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, dan pengelolaan informasi administrasi kependudukan yang menjadi tanggung jawab pemerintah, baik di tingkat pusat maupun daerah. Pemerintah desa/kelurahan mendapatkan penugasan dari pemerintah kabupaten/kota untuk menyelenggarakan sebagian urusan administrasi kependudukan berdasarkan asas tugas pembantuan (UU No. 23 Tahun 2006).

Pemerintah desa/kelurahan memberikan pelayanan kepada masyarakat berupa penerbitan dokumen-dokumen kependudukan seperti surat pengantar pengurusan kartu keluarga (KK), kartu tanda penduduk (KTP), dan berbagai surat pengantar serta surat keterangan lainnya yang diminta warga untuk berbagai keperluan. Pemerintah desa/kelurahan juga diharuskan untuk melaporkan perkembangan kependudukan kepada dinas di kabupaten/kota yang menangani urusan kependudukan dan pencatatan sipil atau melalui perwakilannya di kecamatan. Sebagai pihak yang dianggap paling mengetahui kondisi nyata masyarakat dalam wilayahnya, pemerintah desa juga seringkali dimintai data kependudukan oleh instansi pemerintah di atasnya, termasuk Badan Pusat Statistik (BPS), untuk tujuan-tujuan khusus instansi yang bersangkutan (Dewi dan Amrun, 2010).

Berdasarkan pengalaman dalam beberapa tahun terakhir, peran desa dalam pendataan penduduk kerap menimbulkan masalah krusial, misalnya menyangkut penetapan warga masyarakat yang berhak menerima bantuan/subsidi dari pemerintah. Fenomena penyaluran dana kompensasi bahan bakar minyak (BBM), bantuan beras untuk rakyat miskin (Raskin), dan jaminan kesehatan masyarakat (Jamkesmas) yang salah sasaran tidak akan terjadi jika pemerintah desa memiliki data profil warganya yang akurat dan mutakhir (up-to-date) (Harian Kompas, 2008; Dewi dan Amrun, 2010).

Mudahnya memalsukan dokumen kependudukan di Indonesia selama ini juga telah menjadikan beberapa wilayah di negeri ini menjadi tempat yang “aman” bagi gerakan-gerakan keagamaan radikal yang berujung pada maraknya tindak terorisme (Vivanews, 2011).

Masalah lain yang berakar dari lemahnya administrasi kependudukan di tingkat desa adalah penetapan daftar pemilih tetap (DPT) yang didasarkan pada data yang tidak akurat. Tidak adanya data kependudukan yang dapat dipercaya (reliable) mengakibatkan pemilihan umum diragukan legitimasinya sehingga di beberapa daerah pernah dilakukan pemilihan umum ulang yang tentu saja membuat biaya penyelenggaraannya menjadi semakin mahal (Harian Kompas, 2010).

Pengalaman-pengalaman tersebut dicermati oleh pemerintah dengan dikeluarkannya regulasi-regulasi baru di bidang kependudukan. Undang-undang yang mendasari penyelenggaraan administrasi kependudukan yang saat ini berlaku adalah Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan (UU No. 23 Tahun 2006).

UU No. 23 Tahun 2006 memuat pengaturan dan pembentukan sistem yang mencerminkan adanya reformasi di bidang administrasi kependudukan. Sistem yang dimaksud adalah sistem informasi administrasi kependudukan (SIAK), yang merupakan sistem informasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan secara terintegrasi. Hal penting lainnya berkenaan dengan sistem tersebut adalah pengaturan mengenai penggunaan nomor induk kependudukan (NIK) serta pemberlakuan KTP elektronik secara nasional.

 

Administrasi Kependudukan

UU No. 23 Tahun 2006 mendefinisikan penduduk sebagai warga negara Indonesia dan orang asing yang bertempat tinggal di Indonesia (UU No. 23 Tahun 2006). Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 65 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Profil Perkembangan Kependudukan (Permendagri No. 65 Tahun 2010) lebih lanjut menjelaskan istilah kependudukan sebagai hal-hal yang berkaitan dengan jumlah, struktur, pertumbuhan, persebaran, mobilitas, penyebaran, kualitas, dan kondisi kesejahteraan yang menyangkut politik, ekonomi, sosial budaya, agama, serta lingkungan penduduk di suatu tempat (Kementerian Dalam Negeri RI 2010).

UU No. 23 Tahun 2006 mendefinisikan administrasi kependudukan sebagai rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi administrasi kependudukan, serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor-sektor lainnya. Definisi tersebut secara jelas menyebutkan bahwa administrasi kependudukan mencakup kegiatan-kegiatan yang di antaranya adalah pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, dan pengelolaan informasi administrasi kependudukan.

Pendaftaran penduduk adalah pencatatan biodata penduduk, pencatatan atas pelaporan peristiwa kependudukan, dan pendataan penduduk rentan administrasi kependudukan, serta penerbitan dokumen kependudukan berupa kartu identitas atau surat keterangan kependudukan. Pencatatan sipil adalah pencatatan peristiwa penting yang dialami oleh seseorang dalam register pencatatan sipil. Keputusan Presiden Nomor 88 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan (Keppres No. 88 Tahun 2004) mendefinisikan pengelolaan informasi administrasi kependudukan sebagai pengumpulan, perekaman, pengolahan dan pemutakhiran data hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil untuk penerbitan dokumen penduduk, pertukaran data penduduk dalam rangka menunjang pelayanan publik, serta penyajian informasi kependudukan guna perumusan kebijakan dan pembangunan (Keppres No. 88 Tahun 2004).

Administrasi kependudukan merupakan tanggung jawab pemerintah, baik di tingkat pusat maupun daerah sesuai dengan lingkup tugas dan kewenangannya. Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan (PP No. 37 Tahun 2007) menyatakan bahwa kepada desa/kelurahan mendapatkan penugasan dari pemerintah kabupaten/kota untuk menyelenggarakan sebagian urusan administrasi kependudukan berdasarkan asas tugas pembantuan (PP No. 37 Tahun 2007).

 

Nomor Induk dan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan

Negara berkewajiban untuk memberikan perlindungan dan pengakuan status pribadi dan status hukum setiap penduduk, baik yang berada di Indonesia maupun di luar negeri. UU No. 23 Tahun 2006 memuat pengaturan dan pembentukan sistem yang mencerminkan adanya reformasi di bidang administrasi kependudukan. Sistem yang dimaksud adalah sistem informasi administrasi kependudukan (SIAK), yang merupakan sistem informasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan secara terintegrasi.

Hal penting lainnya berkenaan dengan sistem tersebut adalah pengaturan mengenai penggunaan nomor induk kependudukan (NIK). NIK adalah nomor identitas penduduk Indonesia dan merupakan kunci akses dalam melakukan verifikasi dan validasi data jati diri seseorang guna mendukung pelayanan publik di bidang administrasi kependudukan. Sebagai kunci akses dalam pelayanan kependudukan, NIK merupakan identifikasi tunggal setiap penduduk. NIK bersifat unik atau khas, tunggal, dan melekat pada seseorang yang terdaftar sebagai penduduk Indonesia dan berkait secara langsung dengan seluruh dokumen kependudukan.

NIK wajib dicantumkan dalam setiap dokumen kependudukan, baik dalam pelayanan pendaftaran penduduk maupun pencatatan sipil, serta sebagai dasar penerbitan berbagai dokumen yang ditetapkan menurut peraturan perundang-undangan. Untuk penerbitan NIK, setiap penduduk wajib mencatatkan biodata penduduk yang diawali dengan pengisian formulir biodata penduduk di desa/kelurahan secara benar (UU No. 23 Tahun 2006).

 

Data dan Dokumen Kependudukan

Dokumen-dokumen kependudukan menurut UU No. 23 Tahun 2006 di antaranya meliputi: (1) Biodata penduduk, (2) Kartu tanda penduduk (KTP), (3) Kartu keluarga (KK), (4) Surat keterangan kependudukan, dan (5) Akte catatan sipil.

Surat keterangan kependudukan meliputi: (1) Surat keterangan pindah, (2) Surat keterangan pindah datang, (3) Surat keterangan pindah ke luar negeri, (4) Surat keterangan datang dari luar negeri, (5) Surat keterangan tempat tinggal, (6) Surat keterangan kelahiran, (7) Surat keterangan lahir mati, (8) Surat keterangan pembatalan perkawinan, (9) Surat keterangan pembatalan perceraian, (10) Surat keterangan kematian, (11) Surat keterangan pengangkatan anak, (12) Surat keterangan pelepasan kewarganegaraan Indonesia, (13) Surat keterangan pengganti tanda identitas, dan (14) Surat keterangan pencatatan sipil.

Dokumen-dokumen kependudukan tersebut memuat data kependudukan, baik data perseorangan maupun data agregat penduduk. Data perseorangan menurut UU No. 23 Tahun 2006 meliputi: (1) Nomor kartu keluarga, (2) Nomor induk kependudukan (NIK), (3) Nama lengkap, (4) Jenis kelamin, (5) Tempat lahir, (6) Tanggal/bulan/tahun lahir, (7) Golongan darah, (8) Agama/kepercayaan, (9) Status perkawinan, (10) Status hubungan dalam keluarga, (11) Cacat fisik/mental, (12) Pendidikan terakhir, (13) Jenis pekerjaan, (14) NIK ibu kandung, (15) Nama ibu kandung, (16) NIK ayah, (17) Nama ayah, (18) Alamat sebelumnya, (19) Alamat sekarang, (20) Kepemilikan akta kelahiran/surat kenal lahir, (21) Nomor akta kelahiran/nomor surat kenal lahir, (22) Kepemilikan akta perkawinan/buku nikah, (23) Nomor akta perkawinan/buku nikah, (24) Tanggal perkawinan, (25) Kepemilikan akta perceraian, (26) Nomor akta perceraian/surat cerai, dan (27) Tanggal perceraian.

Data agregat adalah himpunan data perseorangan yang berupa data kuantitatif dan data kualitatif (UU No. 23 Tahun 2006).

 

Peran Desa dalam Administrasi Kependudukan

Dalam rangka menunjang penyelenggaraan administrasi kependudukan, tugas dan tanggung jawab untuk menyelenggarakan pelaporan peristiwa kependudukan dan peristiwa penting, serta pengelolaan dan penyajian data kependudukan di desa/kelurahan diberikan kepada petugas registrasi yang juga menjabat sebagai pegawai negeri sipil (pasal 1 butir 20 UU No. 23 Tahun 2006).

Kepala desa/lurah atas nama kepala instansi pelaksana di tingkat kabupaten/kota dapat menerbitkan dan menandatangani surat keterangan pindah datang penduduk warga negara Indonesia dalam satu desa/kelurahan, surat keterangan pindah datang penduduk warga negara Indonesia antar-desa/kelurahan dalam satu kecamatan, surat keterangan kelahiran untuk warga negara Indonesia, surat keterangan lahir mati untuk warga negara Indonesia, dan surat keterangan kematian untuk warga negara indonesia. Instansi pelaksana adalah perangkat pemerintah kabupaten/kota yang bertanggung jawab dan berwenang melaksanakan pelayanan dalam urusan administrasi kependudukan (Republik Indonesia 2006).

Sebagaimana telah disebutkan di atas, PP No. 37 Tahun 2007 menyatakan bahwa pengaturan penugasan lebih lanjut kepada camat, lurah, dan kepala desa dalam pengelolaan informasi administrasi kependudukan merupakan tanggung jawab bupati dan walikota (PP No. 37 Tahun 2007).

 

Metodologi

Sebagaimana dipaparkan sebelumnya, tujuan kajian pustaka dan studi kasus ini adalah: (1) mengidentifikasi peluang dan tantangan pelaksanaan otomatisasi administrasi kependudukan di desa/kelurahan, (2) mengidentifikasi potensi dan kendala yang dihadapi pemerintah desa/kelurahan dalam melaksanakan otomatisasi administrasi kependudukan di desa/kelurahan, (3) mengimplementasikan otomatisasi administrasi kependudukan di desa/kelurahan melalui pemasangan sistem informasi pemerintahan desa/kelurahan, (4) melaksanakan pelatihan, pendampingan, evaluasi dan pemantauan pelaksanaan otomatisasi administrasi kependudukan di desa/kelurahan.

Dalam rangka mencapai tujuan tersebut, tahap-tahap yang dilakukan meliputi:

1. Identifikasi kebutuhan data dan informasi kependudukan. Identitikasi dilakukan melalui wawancara dan diskusi kelompok terarah (focus group discussion) dengan aparat pemerintahan setempat.
2. Identifikasi masalah dan solusi dalam pengelolaan data dan informasi kependudukan. Identitikasi dilakukan melalui wawancara dan diskusi kelompok terarah (focus group discussion) dengan aparat pemerintahan setempat.
3. Implementasi sistem informasi manajemen. Pemasangan sistem dilakukan di Kantor Desa/Kelurahan tempat studi kasus dilaksanakan.
4. Pelaksanaan sensus kependudukan. Kegiatan ini dilaksanakan secara langsung oleh mahasiswa yang dilibatkan dan mahasiswa peserta KKN di tingkat rumah tangga dalam rangka pemutakhiran data kependudukan.
5. Penyelenggaraan pelatihan pengoperasian dan pemeliharaan sistem. Kegiatan ini dilaksanakan melalui pelatihan sehari dan pendampingan oleh mahasiswa yang dilibatkan dan mahasiswa peserta KKN selama periode pelaksanaan program.
6. Evaluasi dan pemantauan. Efektivitas sistem informasi kependudukan dievaluasi pada akhir periode program bersama-sama mahasiswa dan khalayak sasaran.

 

Hasil dan Pembahasan

Sebagaimana telah dipaparkan sebelumnya, kegiatan ini telah dilaksanakan melalui skema Program Penerapan Ipteks 2011 dan sedang diusulkan kembali melalui skema Kuliah Kerja Nyata (KKN) Tematik 2012. Terkait dengan hal tersebut, artikel ini hanya melaporkan hasil-hasil yang telah dicapai melalui Program Penerapan Ipteks 2011.

Kegiatan dilaksanakan di Desa Kedungmalang Kecamatan Sumbang Kabupaten Banyumas pada bulan Agustus sampai dengan Oktober 2011.

Sesuai dengan tahap-tahap yang direncanakan, Program Penerapan Ipteks telah kami laksanakan melalui tahap-tahap sebagai berikut:

1. Penyiapan perangkat keras. Pada fase ini, kami menemukan terdapat 3 perangkat keras komputer meja dengan kapasitas RAM 1GB serta processor Intel Pentium 4. Terdapat juga 1 unit mesin pencetak (printer) yang tersambung dengan ketiga komputer tersebut. Environment ini sudah mencukupi sebagai persyaratan minimum sistem yang akan diimplementasikan.
2. Instalasi sistem. Pemasangan sistem informasi kependudukan dan database kependudukan berjalan sesuai dengan rencana. Namun dari uji coba awal, ditemukan bahwa perangkat lunak masih banyak mengandung kesalahan (bug) yang mengganggu kelancaran pengoperasiannya. Sehubungan dengan hal tersebut, penyempurnaan-penyempurnaan masih perlu dilakukan.
3. Pengumpulan data kependudukan. Tahap ini dilakukan dengan melibatkan aparat desa setempat, dengan dibantu oleh mahasiswa. Salah satu kendala pada tahap ini adalah rendahnya kemauan (willingness) dari aparat desa. Di satu sisi, mereka sudah dapat memahami manfaat dari sistem informasi yang terpasang, tapi aktivitas pengumpulan data sepertinya dipandang sebagai proyek besar yang mengharuskan mereka untuk mendapatkan imbalan. Terlepas dari kendala tersebut, pendampingan dari mahasiswa masih tetap berlanjut hingga akhir pelaksanaan program.
4. Pemasukan data (data entry). Pemasukan data awal pada database yang telah terpasang dilakukan dengan menyalin data kartu keluarga yang tersimpan dalam arsip ke dalam format standar yang terbaca oleh sistem. Pada fase ini, kami menemui seorang aparat desa yang tampaknya antusias untuk melakukan pengumpulan data. Namun karena data penduduk yang ada di desa sebagian sudah kadaluwarsa, sementara terdapat kendala dalam proses pengumpulan data, tahap pemasukan data ini pun masih belum optimal. Di sisi lain, kesalahan (bug) yang ada dalam sistem yang terpasang turut memperumit masalah pada tahap pemasukan data.
5. Pelatihan pengoperasian dan pemeliharaan sistem. Kegiatan ini dilakukan melalui event pelatihan sehari dan dilanjutkan dengan on the job training kepada aparat desa pengoperasi dan pemelihara sistem dan didampingi oleh mahasiswa pada sepanjang periode program. Sesuai dengan rencana, kegiatan tersebut memang dapat terlaksana. Meskipun demikan, pelatihan diikuti oleh peserta terbatas, berbeda dengan rencana yang melibatkan seluruh aparat termasuk RT/RW. Meskipun upaya persuasi telah dilakukan kepada aparat yang ada di Kantor Desa, rendahnya animo pelatihan mungkin disebabkan karena rendahnya kemauan dari mereka. Terlepas dari kendala tersebut, pendampingan secara informasl dilakukan melalui mahasiswa yang dilibatkan dalam kegiatan ini.

 

Keberlanjutan dan Kendala Pelaksanaan Kegiatan

Dari uraian tahap-tahap kegiatan di atas dapat disimpulkan bahwa kendala yang ditemukan selama pelaksanaannya berakar dari rendahnya kemauan dari pihak aparat desa setempat. Tahap yang paling terkena dampak dari kendala tersebut adalah pengumpulan data yang semula direncanakan melibatkan aparat hingga ke tingkat RT/RW dengan tujuan agar data yang tersimpan dalam database kependudukan di akhir kegiatan ini sudah mencerminkan data yang sesungguhnya.

Kendala lain adalah masih adanya kesalahan (bug) pada perangkat lunak. Kesalahan perangkat lunak tersebut terasa menghambat fase pemasukan data dan pelatihan. Minimnya dokumentasi sistem juga membuat kegiatan pelatihan kurang optimal.

 

Penutup

Dari paparan pelaksanaan kegiatan pada di atas dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut:

1. Manfaat otomatisasi sistem informasi kependudukan dapat dipahami oleh aparat desa setempat. Antusiasme sebagian aparat desa menunjukkan bahwa implementasi sistem informasi kependudukan di Desa Kedungmalang Kecamatan Sumbang Kabupaten Banyumas dapat dilanjutkan.
2. Kendala utama yang dihadapi selama pelaksanaan kegiatan adalah rendahnya kemauan aparat desa secara umum. Sebagai contoh, aktivitas pengumpulan data terkendala karena kegiatan ini memerlukan upaya yang cukup besar dan melibatkan banyak pihak.
3. Kendala teknis lain terkait dengan masih adanya kesalahan perangkat lunak (bug) dalam sistem yang terpasang. Kendala ini sepenuhnya merupakan tanggung jawab kami. Penyempurnaan dan pemutakhiran perlu terus dilaksanakan saat ini. Tidak lagi bekerjasama dengan mitra dari luar, kami bahkan sedang merintis pengembangan sistem informasi desa secara mandiri dengan filosofi pengembangan sumber terbuka (opensource).

Sebagai bukti komitmen kami terhadap pengembangan sistem informasi dalam menunjang implementasi e-Government di tingkat pemerintahan desa, kegiatan sejenis sedang kami usulkan melalui skema Program KKN Tematik.

 

Referensi

Dewi, A.S. dan M. Amrun. Membangun Sistem Informasi Desa. COMBINE Resource Institution, 2010.

Amirullah. "Mengoptimalkan Pemakaian Software Open Source." Ikatan Guru Indonesia. 2010. http://www.klubguru.com.

Cummings, Haag. Management Information Systems for the Information Age. McGraw-Hill Ryerson, 2006.

Harian Kompas. Daftar Pemilih Tetap Bermasalah. 10 Mei 2010.

Harian Kompas. Verifikasi Data BLT Harus Dipercepat. 15 Mei 2008.

Keputusan Presiden Nomor 88 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan.

Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan.

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 65 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Profil Perkembangan Kependudukan.

Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan.

Vivanews. Kasus Terorisme Ba'asyir dari Masa ke Masa. 16 Juni 2011. http://www.vivanews.com/.