“Table” dalam Excel bukan sekadar tabel

Kita sebenarnya bisa saja menyebut setiap blok cell-cell pada suatu spreadsheet sebagai tabel. Akan tetapi, istilah table memiliki arti khusus dalam Excel. Table di dalam Excel adalah satu blok data yang disusun sedemikian rupa sehingga tiap-tiap baris (row) berisi data mengenai suatu item (misalnya: seseorang di dalam buku alamat, satu transaksi penjualan di dalam jurnal penjualan, atau satu produk di dalam katalog produk), dan tiap-tiap kolom (column) berisi hal atau informasi spesifik mengenai item itu (misalnya: kode pos dari satu kontak, tanggal transaksi penjualan, atau nomor katalog dari satu jenis produk).

Selain itu, kita juga harus menetapkan satu blok data tertentu sebagai table. Range tertentu yang ditetapkan sebagai table memiliki karakteristik-karakteristik berikut:

1. Baris paling atas berisi judul-judul kolom atau label-label kolom. Tiap-tiap label kolom mendeskripsikan isi kolom di bawahnya. Tiap-tiap label kolom harus unik. Baris yang berisi label kolom memang tidak harus ada, tetapi jika kita tidak menyiapkannya, Excel akan membuat baris label kolom itu dengan menggunakan nama-nama kolom default yang ditetapkan oleh Excel (Column1, Column2, Column3, dan seterusnya).
2. Tiap-tiap kolom berisi jenis informasi yang sama.
3. Tiap-tiap kategori informasi yang nantinya akan diurutkan, dicari, atau dimanipulasi harus menempati satu kolom tersendiri.

Jika kita sudah memiliki data di dalam satu range tertentu, kita bisa menetapkan range itu sebagai table dengan memilih satu cell di dalam range itu dan menekan Ctrl+T atau Ctrl+L. Itulah cara mudah untuk membuat table. Kita bisa juga mengklik Table di dalam grup Tables pada tab Insert. Kedua cara tersebut dimulai dengan memilih satu cell di dalam range yang sebelumnya sudah berisi data. Excel akan menentukan dimensi-dimensi table dan mengkonfirmasinya pada dialog box Create Table.

Jika Excel sudah tepat dalam menetapkan dimensi-dimensi table, klik OK.

Perhatikan, check box yang berlabel “My table has headers” pada dialog box di atas. Check box itu harus dicentang (√) jika baris pertama range yang akan kita tetapkan sebagai table sudah berisi judul-judul kolom.

Jika kita memilih lebih dari satu cell tetapi tidak mencakup seluruh range sebelum menekan Ctrl+T, Excel akan membuat table dari cell-cell yang kita pilih saja.

Gambar berikut mengilustrasikan bagaimana data dalam spreadsheet Excel disusun di dalam table.

Perhatikan, ketika cell aktif berada di dalam area tabel (cell A1), Excel menampilkan tab baru, yaitu Table Tools.

Seri Akuntansi UKM

• “Table” dalam Excel bukan sekadar tabel
• Mengapa table dalam Excel diberi nama?