Sistem informasi akuntansi | jurnal khusus } buku besar pembantu

sistem akuntansi

Mungkin ada yang berpandangan bahwa pengenalan jurnal khusus dan buku besar pembantu tidak ada gunanya lagi, mengingat sistem akuntansi manual dalam dunia nyata tidak lagi layak diterapkan. Tersedianya perangkat lunak atau software akuntansi dengan harga terjangkau, seperti Accourate Accounting, Quickbooks, atau XERO, menjadikan usaha kecil dan menengah (UKM) mampu mengimplementasikan sistem informasi akuntansi berbasis komputer, bahkan mendekati kapabilitas sistem ERP di perusahaan besar.

Bagi saya, pengenalan jurnal khusus dan buku besar pembantu bagi pembelajar akuntansi pemula tetap diperlukan. Berdasarkan pengalaman sehari-hari berinteraksi dengan mahasiswa akuntansi, seperti timbul kesan bahwa akuntansi itu hanya berkutat dengan angka, debit/kredit, posting, dan penyusunan neraca dan laba-rugi.

Tidak adanya tempat magang (internship) selama menjadi mahasiswa menjadikan mereka kurang menyadari bahwa akuntansi dalam praktik diimplementasikan melalui sistem informasi, melibatkan banyak pihak, menuntut efektivitas pengendalian internal, dan memakan biaya.

Praktikum komputer akuntansi lebih berkutat dengan hal-hal teknis pengoperasian perangkat lunak. Di sisi lain, mata kuliah sistem informasi akuntansi terlalu menekankan komponen-komponen dan sumber daya sistem, tidak menjelaskan secara rinci mengenai bagaimana satu transaksi atau kejadian bisnis tunggal diproses melalui sistem itu.

Pengenalan jurnal khusus dan buku besar pembantu akan membangkitkan imajinasi sejak awal tentang bagaimana satu transaksi atau kejadian bisnis, termasuk angka-angka rupiahnya, mengalir melalui sistem informasi akuntansi, dari dokumen sumber hingga menjadi informasi akuntansi (laporan keuangan).

Pengenalan jurnal umum dan buku besar pembantu juga bisa membantu dalam merancang sistem akuntansi sederhana untuk UKM, terutama untuk model bisnis pedagang besar atau perantara yang menghubungkan produsen dengan retailer.

Download materi handout buku besar pembantu dan jurnal khusus (PPT).

Apakah yang dimaksud dengan buku besar pembantu?

Buku besar pembantu (subsidiary ledger) adalah kelompok akun yang memiliki karakteristik yang sama. Dalam sistem akuntansi manual, buku besar pembantu memudahkan proses pencatatan, karena buku besar umum (general ledger) tidak perlu mencakup rincian saldo tiap-tiap akun. Contoh buku besar pembantu yang paling umum adalah buku besar pembantu utang usaha (accounts payable subsidiary ledger) dan buku besar pembantu piutang usaha (accounts receivable subsidiary ledger).

Akun tertentu dalam buku besar umum (general ledger) berisi ringkasan atau rekap data rinci yang terkandung dalam buku besar pembantu. Sebagai contoh, data rinci dari buku besar pembantu piutang usaha diringkas atau direkap dalam akun Piutang Usaha (Accounts Receivable) dalam buku besar umum. Akun buku besar umum yang berisi ringkasan data buku besar pembantu disebut akun kontrol atau akun kendali (control account).

Pada akhir periode akuntansi, tiap-tiap saldo akun kontrol di buku besar umum harus sama dengan total saldo semua akun rincian di buku besar pembantu terkait. Weygandt, Kimmel, dan Kieso (2010) mengilustrasikan hubungan antara buku besar umum dengan buku besar pembantu dengan gambar berikut: hubungan buku besar pembantu dengan buku besar umum Contoh transaksi-transaksi berikut memperjelas hubungan antara buku besar umum dengan buku besar pembantu. contoh transaksi penjualan kredit dan penerimaan kas

Pencatatan transaksi-transaksi di atas dalam buku besar umum ditunjukkan pada ilustrasi berikut: pencatatan transaksi dalam buku besar pembantu

Penting untuk dipahami bahwa buku besar pembantu dan buku besar umum ditangani oleh bagian atau departemen yang berbeda di dalam perusahaan. Sebagai contoh, buku besar pembantu piutang usaha ditangani oleh bagian piutang yang berada di bawah manajer kredit, sedangkan buku besar umum ditangani oleh bagian buku besar umum (general ledger department) di bawah manajer keuangan atau manajer akuntansi.

Rekonsiliasi harus dilakukan untuk mencocokkan total debit ($12.000) dan total kredit ($8.000) Piutang Usaha dalam buku besar umum dengan debit dan kredit rincian pada akun-akun dalam buku besar pembantu. Saldo sejumlah $4.000 dalam akun kontrol Piutang Usaha juga harus sama dengan total saldo-saldo tiap-tiap akun dalam buku besar pembantu piutang usaha (dalam contoh di atas, $2.000 + $0 + $2.000).

Dari penjelasan dan ilustrasi di atas, kita bisa menyimpulkan beberapa manfaat penggunaan buku besar pembantu jika dibandingkan dengan hanya menggunakan satu buku besar umum:

  • Buku besar pembantu menunjukkan transaksi yang mempengaruhi satu kustomer atau satu kreditor dalam satu akun tunggal.
  • Buku besar pembantu menjadikan buku besar umum hanya berisi data ringkasan.
  • Buku besar pembantu membantu menemukan kesalahan yang terkait dengan tiap-tiap akun dengan berkurangnya jumlah akun dalam satu buku besar dan dengan digunakannya akun kontrol.
  • Buku besar pembantu menjadikan pembagian kerja dalam pemindahbukuan transaksi. Sebagai contoh, satu karyawan menangani pemindahbukuan ke buku besar umum, dan karwyawan lain menangani pemindahbukuan ke buku besar pembantu.

 

Apakah yang dimaksud dengan jurnal khusus?

Jurnal khusus (special journals) digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi sejenis. Jenis-jenis transaksi apa saja yang sering terjadi dalam perusahaan menjadi penentu jurnal khusus-jurnal khusus apa yang digunakan perusahaan itu. Contoh jurnal khusus yang paling umum adalah jurnal pengeluaran kas (cash disbursements journal), jurnal penerimaan kas (cash receipts journal), jurnal pembelian (purchases journal), dan jurnal penjualan (sales journal). Transaksi-transaksi yang tidak bisa dimasukkan dalam jurnal khusus dicatat dalam jurnal umum.

  • Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat seluruh penjualan persediaan barang dagangan secara kredit.
  • Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat seluruh penerimaan kas, termasuk dari penjualan persediaan barang dagangan secara tunai.
  • Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat seluruh pembelian persediaan barang dagangan secara kredit.
  • Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat seluruh pengeluaran kas, termasuk untuk pembelian persediaan barang dagangan secara kredit.
  • Jurnal umum digunakan untuk mencatat seluruh transaksi yang tidak bisa dimasukkan ke dalam jurnal khusus, contohnya adalah ayat jurnal penyesuaian, ayat jurnal koreksi, dan ayat jurnal penutup.

 

Contoh pencatatan dalam jurnal penjualan

Persediaan barang dagangan bisa dicatat dengan sistem periodik atau sistem perpetual (baca akuntansi untuk perusahaan dagang). Gambar berikut menyajikan contoh pencatatan transaksi penjualan kredit dalam jurnal penjualan dengan sistem perpetual.

contoh jurnal penjualan

Pencatatan ke jurnal penjualan. Dengan sistem perpetual, setiap transaksi penjualan kredit dalam jurnal penjualan mengharuskan pencatatan, baik harga jual maupun harga pokok (SAK menerjemahkan istilah cost untuk persediaan menjadi beban pokok). Pencatatan harga jual terdiri atas debit ke Piutang Usaha (Accounts Receivable) dan kredit dengan jumlah sama ke Penjualan (Sales). Pencatatan harga pokok terdiri dari debit ke Beban Pokok Penjualan (Cost of Goods Sold) dan kredit dengan jumlah sama ke Persediaan Barang Dagangan (Merchandise Inventory). Penggunaan jurnal penjualan dengan dua kolom jumlah memungkinkan satu transaksi penjualan kredit dicatat dengan hanya satu baris yang mencakup baik harga jual maupun harga pokok.

Penting untuk diperhatikan, contoh jurnal penjualan di atas mencakup kolom nomor faktur (Invoice No.). Dalam sistem akuntansi manual, nomor faktur biasanya dirancang sudah tercetak (prenumbered) untuk memastikan bahwa semua faktur penjualan dicatat ke dalam jurnal penjualan. Penomoran secara tercetak itu merupakan contoh pengendalian internal (internal control) yang diimplementasikan dalam sistem akuntansi.

Pemindahbukuan. Pemindahbukuan (posting) dari jurnal penjualan ke buku besar pembantu piutang usaha dilakukan setiap hari agar saldo kustomer selalu mutakhir. Perhatikan, kolom referensi dicentang untuk menghindari pemindahbukuan ganda.

pemindahbukuan (posting) jurnal penjualan ke buku besar pembantu piutang

Pemindahbukuan ke buku besar umum bisa dilakukan satu kali dalam satu periode pelaporan, misalnya satu bulan. Jumlah yang dipindahbukukan adalah total dari kolom harga jual ($90.230) dan beban pokok (harga pokok $62.190). Perhatikan, kode akun dijadikan referensi pemindahbukuan.

Rekonsiliasi. Setelah jurnal penjualan dipindahbukukan ke buku besar pembantu piutang dan buku besar umum, tahap selanjutnya adalah rekonsiliasi untuk mencocokkan saldo-saldo buku besar itu. Dua hal penting yang harus dilakukan pada tahap ini adalah memastikan bahwa: (1) Total saldo debit buku besar umum sama dengan total saldo kredit buku besar umum. (2) Jumlah saldo-saldo buku besar pembantu sama dengan saldo akun kontrol. Gambar berikut menunjukkan contoh rekonsiliasi hasil pemindahbukuan dari jurnal penjualan ke buku besar umum dan buku besar pembantu.

rekonsiliasi buku besar umum dengan buku besar pembantu