Dana kas kecil dan rekonsiliasi bank
Artikel ini menjelaskan pengertian dana kas kecil, menjelaskan cara kerja sistem imprest, serta menjelaskan cara membuat rekonsiliasi bank. Penjelasan disertai dengan contoh jurnal dan laporan rekonsiliasi bank serta tahap-tahap perhitungan pendukung yang diperlukan. Artikel ini juga memberikan contoh penggunaan Excel untuk membantu administrasi dana kas kecil.
Pengertian dana kas kecil
Dana kas kecil adalah dana tunai yang disiapkan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil. Contoh pengeluaran yang dibayar melalui dana kas kecil adalah pembelian materai, penggantian ongkos taksi, dan pembelian makan malam untuk karyawan lembur. Dana kas kecil diimplementasikan sebagai bagian dari sistem pembayaran utama perusahaan yang menggunakan cek atau transfer bank.
Sebagai contoh, perusahaan menggunakan transfer bank untuk membayar gaji dan menarik cek untuk membayar pemasok. Pengeluaran-pengeluaran jumlah kecil yang terjadi sehari-hari tidak praktis jika harus melalui proses otorisasi seperti yang dilakukan untuk pembayaran melalui transfer bank atau cek.
Sistem dana kas kecil yang paling sering digunakan adalah sistem imprest. Cara kerja sistem imprest mencakup serangkaian tahapan sebagai berikut:
- Menetapkan dana kas kecil.
- Melakukan pembayaran-pembayaran dalam jumlah kecil melalui dana kas kecil.
- Mengisi ulang dana kas kecil sampai jumlahnya sama dengan saldo awal ketika dana kas kecil ditetapkan.
Penetapan dana kas kecil dilakukan, misalnya dengan membuka rekening tabungan biasa yang dilengkapi fasilitas ATIM, mengangkat kasir kas kecil yang bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran melalui dana kas kecil, dan mengisi rekening dana kas kecil dengan sejumlah dana tertentu. Jumlah dana kas kecil yang ditetapkan harus bisa menutup pengeluaran untuk jangka waktu tertentu, misalnya dua hingga empat minggu.
Pada saat dana kas kecil ditetapkan, sistem buku besar (general ledger) perusahaan akan mencatat debit dan kredit sebagai berikut:
Dana kas kecil ditarik tunai oleh kasir kas kecil dan disimpan di dalam brankas khusus bersama-sama dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Dengan dana yang dipegangnya, kasir kas kecil memiliki otorisasi terbatas untuk melakukan pembayaran kas sampai jumlah tertentu dari dana kas kecil dipegangnya itu.
Setiap pembayaran yang dilakukan dari dana kas kecil harus dibuktikan dalam bukti kas keluar (sobekan kuitansi) seperti ditunjukkan dalam contoh berikut:
Dari bukti kas keluar di atas terlihat, baik kasir kas kecil maupun penerima pembayaran membubuhkan tanda tangan dalam dokumen tersebut. Bukti kas keluar itu bisa saja dibubuhi nomor urut tercetak untuk tujuan pengendalian internal. Jika terdapat bukti pendukung lain seperti faktur dan tagihan dari penyedia barang/jasa, bukti pendukung itu harus dilekatkan dengan bukti kas keluar.
Di samping itu, kasir kas kecil juga harus membuat daftar pengeluaran kas kecil (buku atau register pengeluaran kas kecil). Dengan menggunakan Microsoft Excel, kolom-kolom contoh daftar pengeluaran kas kecil adalah sebagai berikut:
Perhatikan, daftar pengeluaran kas kecil tersebut bisa berfungsi sebagai jurnal khusus pengeluaran kas kecil. Jumlah pengeluaran kas yang tercatat dalam bukti kas keluar dan uang yang tersisa di dalam brankas harus selalu sama dengan jumlah kas kecil yang ditetapkan.
Pada saat dana kas kecil hampir habis, atau pada akhir periode, bukti-bukti pengeluaran kas, bukti pendukung, dan daftar pengeluaran kas dilaporkan kepada manajer keuangan untuk mendapatkan pengisian kembali dana kas kecil. Pada saat itu pula jurnal ringkasan pengeluaran kas kecil dicatat dalam sistem buku besar perusahaan sebagai berikut:
Perhatikan, dalam imprest system akun kas kecil tidak dikredit ketika perusahaan mencatat pengeluaran dari dana kas kecil. Jumlah yang tercermin dalam akun kas kecil mencerminkan besarnya dana yang ditetapkan. Pengeluaran kas kecil mempengaruhi sistem buku besar pada saat pengisian kembali dan dikredit langsung ke akun kas.
Pengertian rekonsiliasi bank
Rekonsiliasi bank adalah tahap akhir dalam siklus akuntansi jika perusahaan melibatkan pihak bank dalam sistem pengelolaan kas dan sistem pembayaran (dengan cek atau transfer bank). Rekonsiliasi bank dilakukan pada akhir periode, biasanya akhir bulan, dengan cara membandingkan rekening koran dengan buku kas perusahaan untuk menentukan saldo yang benar per akhir periode yang akan dilaporkan sebagai jumlah kas di neraca (laporan posisi keuangan).
Meskipun pihak bank mencatat setiap setoran dan penarikan melalui rekening perusahaan, praktik yang baik mengharuskan perusahaan juga mencatat setiap cek, transfer, dan pembayaran lainnya yang dilakukan dalam buku kas. Buku kas yang dipelihara pihak perusahaan biasanya menunjukkan saldo yang berbeda dengan saldo rekening giro perusahaan yang dipelihara pihak bank. Perbedaan saldo menurut pembukuan perusahaan dengan saldo rekening giro bank antara lain disebabkan oleh:
- Beda waktu, adalah selisih saldo yang disebabkan oleh perbedaan waktu pencatatan transaksi antara yang dilakukan oleh pihak bank dengan yang dilakukan oleh pihak perusahaan.
- Kesalahan, adalah kekeliruan dalam pencatatan transaksi yang bisa dilakukan baik oleh pihak bank ataupun pihak perusahaan.
Untuk mencapai tujuan pengendalian internal atas kas, rekonsiliasi bank harus dilakukan oleh karyawan yang tidak memiliki tanggung jawab lain terkait kas.
Unsur-unsur rekonsiliasi bank yang harus dipertimbangkan untuk menemukan sebab-sebab perbedaan saldo adalah sebagai berikut:
- Setoran/simpanan yang belum dibukukan oleh pihak bank
Sewaktu saya belajar akuntansi, saya sering kali dibuat bingung dengan istilah “setoran dalam perjalanan” yang ternyata adalah terjemahan dari istilah “deposit in transit”. Kata setoran seolah menyiratkan bahwa unsur ini merupakan pengeluaran kas, tapi yang dimaksud adalah setoran ke bank ketika Anda menyimpan uang atau menyerahkan cek yang diterima dari pihak lain. Siapa tahu Anda mengalami keblinger yang sama dengan saya, istilah setoran dalam perjalanan di sini saya tegaskan artinya adalah simpanan yang belum dibukukan oleh pihak bank.
Terkait unsur rekonsiliasi ini, Anda harus membandingkan satu per satu jumlah-jumlah kredit dalam rekening koran (laporan bank) per akhir bulan ini dengan simpanan yang belum dibukukan dari rekonsiliasi bank periode sebelumnya dan dengan simpanan-simpanan menurut buku kas perusahaan atau tembusan slip setoran. Simpanan yang sudah dibukukan oleh perusahaan tetapi belum dicatat oleh bank inilah yang disebut setoran dalam perjalanan.
Tambahkan jumlah setoran ke saldo menurut pihak bank.
- Cek-cek beredar
Bandingkan satu per satu pembayaran-pembayaran melalui cek yang ditunjukkan dalam sisi debit rekening koran (laporan bank) dengan (a) cek-cek beredar dari rekonsiliasi bank periode sebelumnya, dan (b) cek-cek yang dikeluarkan oleh perusahaan sebagaimana yang dicatat dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam register cek pada buku cek).
Cek-cek pembayaran yang dikeluarkan, yang sudah dicatat oleh perusahaan tetapi belum dibayarkan kepada penerimanya oleh pihak bank inilah yang disebut cek-cek beredar.
Kurangkan cek-cek beredar dari saldo menurut pihak bank.
- Kesalahan
Catat kesalahan apapun yang ditemukan ketika Anda memeriksa setoran dalam perjalanan dan cek beredar dan tambahkan atau kurangkan dalam bagian yang seharusnya dalam laporan rekonsiliasi bank. Sebagai contoh, jika pegawai perusahaan keliru mencatat pengeluaran cek sejumlah Rp1.690.000, padahal ceknya sendiri sudah diterbitkan dengan jumlah yang benar Rp1.960.000, selisihnya, yaitu Rp270.000, harus dikurangkan dari saldo menurut pembukuan.
Seluruh kesalahan yang dilakukan oleh pihak perusahaan menjadi unsur rekonsiliasi untuk mengoreksi saldo kas menurut pembukuan perusahaan. Sebaliknya, semua kesalahan pihak bank menjadi unsur rekonsiliasi untuk mengoreksi saldo kas menurut pihak bank.
- Memorandum bank
Periksa memorandum-memorandum bank dan bandingkan dengan buku kas perusahaan serta tambahkan atau kurangkan memorandum bank yang belum dicatat oleh perusahaan dalam bagian yang seharusnya dalam laporan rekonsiliasi bank. Sebagai contoh, biaya administrasi yang didebit oleh pihak bank harus dikurangkan atas saldo menurut pembukuan perusahaan. Sebaliknya, pendapatan jasa giro yang dikredit oleh pihak bank harus ditambahkan ke saldo menurut pembukuan perusahaan.
Untuk memperjelas pemahaman Anda, berikut disajikan contoh soal dana kas kecil dan rekonsiliasi bank disertai jawabannya.
Contoh soal dana kas kecil dan rekonsiliasi bank
Suma Han adalah auditor yang sedang me-review akuntansi kas PT Lulu. PT Lulu merupakan jasa ekspedisi dengan jangkauan lokal, tetapi bertarif relatif murah dan lebih responsif, sehingga tetap memiliki daya saing. Review yang dilakukan Suma Han hanya berfokus pada akun kas kecil dan rekonsiliasi bank untuk bulan yang berakhir tanggal 31 Maret 2019. Dari staf akuntan PT Lulu, Suma Han telah mengumpulkan informasi berikut.
Kas kecil
- PT Lulu menetapkan kas kecil pada tanggal 10 Maret 2019, berjumlah Rp2.500.000. Perusahaan mengadopsi sistem imprest.
- Pengeluaran-pengeluaran dari dana kas kecil, sebagaimana ditunjukkan dengan bukti-bukti pengeluaran kas yang sah, adalah sebagai berikut:
- Pada tanggal 31 Maret 2019, PT Lulu mengisi kembali dan menaikkan dana kas kecil menjadi Rp3.000.000; uang kertas dan koin yang tersisa dalam dana kas kecil pada saat itu berjumlah Rp264.000.
Rekonsiliasi Bank
Instruksi
- Buatlah jurnal-jurnal untuk mencatat transaksi-transaksi terkait dana kas kecil selama bulan Maret 2019.
- Buatlah rekonsiliasi bank tertanggal 31 Maret 2019 hingga diperoleh saldo kas yang benar.
- Buatlah jurnal-jurnal untuk mengoreksi catatan kas dalam sistem akuntansi PT Lulu.
Ingin mahir menghitung pajak dan mengisi e-SPT?
Assalamualaikum wr. wb.
BalasHapusSaya ingin bertanya Pak. Pada pertemuan sebelumnya Bapak telah memberikan jawaban tentang soal ini dan untuk jurnal koreksinya adalah
Dr Kas 9.300.000
Cr Piutang 9.000.000
Cr Pendapatan Bunga 300.000
Tetapi saya masih merasa bingung pada kalimat "Pembayaran pinjaman kepada PT Nirahai", yang saya pikirkan ketika membaca kalimat ini adalah bahwa perusahaan mempunyai utang lalu membayarkan utang tersebut kepada PT Nirahai. Namun ternyata transaksi tersebut tidak berpengaruh kepada utang tetapi piutang. Apakah Bapak bisa memberikan penjelasan?
Terima Kasih.
Mungkin saya salah ketik karena banyak pikiran :D
HapusMaaf saya ingin bertanya, untuk dibahian rekonsiliasi yang saldo perbuku itu dapet darimananya yaa, saya bingung
BalasHapus