Sistem informasi: definisi, tren teknologi terkini, dan disiplin ilmu terkait

Sistem informasi adalah komponen-komponen yang saling terkait yang mengumpulkan (atau menampilkan kembali), memroses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi. Selain mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengendalian, sistem informasi juga membantu manajer dan karyawan menganalisis masalah, menyajikan visualisasi masalah-masalah yang kompleks, serta membantu dalam penciptaan produk baru.

---

Materi ini adalah bagian dari
modul sistem informasi manajemen (SIM)
yang disusun oleh Warsidi

---

Bagaimanakah sistem informasi mengubah bisnis?

Anda tentu sudah terbiasa mencari informasi melalui situs Web (Web site), memiliki halaman profil di media sosial, menggunakan layanan pesan singkat (SMS), layanan pesan instan (instant messaging service), dan surat elektronik (e-mail). Juga hampir bisa dipastikan bahwa kelas menengah di Indonesia, termasuk mahasiswa, memiliki telepon pintar (smartphones) atau komputer tablet (tablet computer). Apakah fungsi produk dan layanan teknologi informasi itu bagi Anda?

Sebagian mungkin hanya menggunakan produk dan layanan teknologi informasi itu sebagai sarana hiburan. Akan tetapi, kehadiran situs-situs jual-beli seperti Kaskus, Bukalapak, OLX, dan Tokopedia, menunjukkan bahwa kemajuan teknologi informasi telah berdampak terhadap cara berbisnis, bahkan sampai ke usaha mikro.

Organisasi, termasuk perusahaan, juga semakin banyak yang menyediakan layanan online. Anda mendaftar kuliah dan melamar pekerjaan melalui e-mail, membayar tagihan menggunakan layanan SMS banking atau Internet banking. Toko buku juga membuka situs Web e-commerce selain toko secara fisik. Layanan-layanan online semacam itu hanya mungkin disediakan oleh organisasi melalui sistem informasi.

Lebih jauh, sistem informasi telah menjadi fondasi bagi rantai pasokan (supply chain) yang kini bergerak semakin cepat. Perusahaan semakin banyak menggunakan sistem persediaan just-in-time untuk mengurangi biaya overhead dan mencapai pasar lebih cepat. Internet memungkinkan perusahaan untuk membeli, menjual, berpromosi, dan meminta tanggapan kustomer secara online.

Organisasi-organisasi tengah berupaya untuk menjadi lebih kompetitif dan efisien melalui digitalisasi proses bisnis inti serta dengan mengembangkan diri menjadi perusahaan digital. Apa yang dimaksud dengan perusahaan digital? Perusahaan digital adalah perusahaan yang hampir semua hubungan bisnisnya dengan kustomer, pemasok, dan karyawan dilaksanakan dan dimediasi secara digital. Proses bisnis-proses bisnis inti dilaksanakan melalui jaringan digital yang menjangkau seluruh organisasi atau menghubungkan banyak organisasi.

Internet telah mendorong globalisasi; dengan Internet biaya produksi, pembelian, dan penjualan barang dalam skala global menjadi berkurang secara dramatis.

Tabel berikut meringkas perkembangan terkini penggunaan sistem informasi oleh perusahaan.

PERUBAHAN	DAMPAK TERHADAP BISNIS
TEKNOLOGI
Cloud computing platform berkembang sebagai salah satu inovasi dalam bisnis	Komputer-komputer yang terhubung ke Internet melaksanakan tugas-tugas yang sebelumnya dilaksanakan oleh komputer yang terpasang di dalam perusahaan. Aplikasi-aplikasi bisnis dijalankan secara online sebagai layanan Internet (Software as a Service, atau dikenal dengan istilah SaaS).
Big data	Perusahaan mencari informasi dari sejumlah besar data dari kunjungan Web (Web traffic), pesan-pesan e-mail, data dari media sosial, dan mesin (sensor) yang menuntut alat-alat bantu (tools) manajemen data yang baru untuk mengumpulkan, menyimpan, dan menganalisis data.
Mobile digital platform berkembang sebagai pesaing komputer pribadi	iPhone dari Apple, komputer tablet dan piranti mobile Android mampu mengunduh ratusan ribu aplikasi untuk mendukung kolaborasi, layanan berbasis lokasi, serta komunikasi dengan kolega. Komputer tablet berukuran kecil, termasuk iPad dan Kindle Fire, menjadi pesaing laptop untuk menjadi platform komputasi, baik bagi konsumen maupun perusahaan.
MANAJEMEN
Manajer mengadopsi perangkat lunak kolaborasi online serta jejaring sosial untuk meningkatkan koordinasi, kolaborasi, dan berbagi pengetahuan	Google Apps, Google Sites, Microsoft Windows SharePoint Services, and IBM Lotus Connections digunakan oleh lebih dari 100 juta profesional di seluruh dunia untuk mendukung blog, manajemen proyek, pertemuan online, personal profiles, social bookmarks, dan komunitas online.
Aplikasi business intelligence berkembang semakin cepat	Data analytics dan dashboards interaktif mampu memberikan informasi kinerja secara real-time kepada para manajer sehingga pengambilan keputusan menjadi semakin baik.
Virtual meetings semakin populer	Manajer mengadopsi teknologi telepresence videoconferencing dan teknologi Web conferencing untuk memangkas waktu dan biaya perjalanan, serta meningkatkan kolaborasi dan pengambilan keputusan.
ORGANISASI
Bisnis sosial	Perusahaan menggunakan platform jejaring sosial, seperti Facebook, Twitter, dan alat-alat bantu sosial di dalam perusahaan, untuk meningkatkan interaksi dengan karyawan, kustomer, dan pemasok. Karyawan menggunakan blog, wiki, e-mail, dan SMS untuk berinteraksi dalam komunitas-komunitas online.
Telework (bekerja jarak jauh) semakin mendapatkan momentum	Internet, laptop, telepon pintar, dan komputer tablet menjadikan bekerja dari jarak jauh menjadi semakin mungkin dilakukan.
Penciptaan nilai bisnis secara bersama-sama	Sumber nilai dalam bisnis telah beralih dari produk menjadi solusi dan pengalaman, dan dari sumber internal menjadi jaringan pemasok serta kolaborasi dengan kustomer. Rantai pasokan dan pengembangan produk menjadi semakin bersifat global dan kolaboratif; interaksi dengan kustomer membantu perusahaan dalam menentukan produk dan layanan baru.

 

Mengapa sistem informasi sangat penting dalam menjalankan dan mengelola bisnis?

Sistem informasi menjadi salah satu fondasi untuk menjalankan bisnis masa kini. Pada banyak industri, bertahan dan mencapai tujuan-tujuan strategik sulit dilakukan tanpa penggunaan teknologi informasi (information technology). Perusahaan-perusahaan masa kini menggunakan teknologi informasi untuk memenuhi enam tujuan utama: keunggulan dalam operasi bisnis; produk, jasa, dan model bisnis baru; keintiman dengan kustomer/pemasok; perbaikan dalam pengambilan keputusan; keunggulan kompetitif; serta kelangsungan hidup dari hari ke hari.

 

Apakah yang dimaksud dengan sistem informasi dan bagaimana cara kerjanya?

Secara teknis, sistem informasi adalah komponen-komponen yang saling terkait yang mengumpulkan (atau menampilkan kembali), memroses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi. Selain mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengendalian, sistem informasi juga membantu manajer dan karyawan menganalisis masalah, menyajikan visualisasi masalah-masalah yang kompleks, serta membantu dalam penciptaan produk baru.

Sistem informasi menyimpan informasi mengenai orang, tempat, atau hal-hal penting lainnya yang diperoleh dari dalam organisasi atau dari lingkungan sekitarnya. Informasi adalah data yang telah dibentuk menjadi bermakna dan bermanfaat bagi manusia. Data adalah arus fakta-fakta mentah yang merepresentasikan kejadian-kejadian yang terjadi di dalam organisasi atau di lingkungan sebelum ditata dan diatur ke dalam bentuk yang dapat dipahami dan digunakan oleh manusia.

Berikut adalah contoh sistem informasi. Sistem point-of-sale pasar swalayan setiap hari membaca jutaan elemen data dari bar code. Bagi sistem point-of-sale, bar code menyediakan data tiap-tiap produk. Elemen-elemen data yang diinput ke sistem point-of-sale bisa diproses lebih lanjut, misalnya ditotal dan dianalisis sehingga menjadi informasi yang bermakna, misalnya berupa total jumlah botol detergen yang terjual di cabang tertentu, merek detergen mana yang paling laris di cabang itu, atau total biaya penjualan merek detergen tertentu di cabang itu (perhatikan gambar berikut).

Sistem informasi mengubah data mentah menjadi informasi yang bermanfaat melalui tiga aktivitas dasar: input, proses, dan output.

• Input mencakup aktivitas “menangkap” atau mengumpulkan data mentah dari dalam organisasi atau dari lingkungan eksternal.
• Processing mencakup aktivitas mengkonversi atau mengubah data mentah ke dalam bentuk yang bermakna.
• Output mencakup aktivitas mentransfer informasi yang telah diproses kepada manusia yang akan menggunakan informasi itu atau kepada aktivitas lainnya yang akan menggunakan informasi itu lebih lanjut.

Sistem informasi juga menyediakan umpan balik (feedback). Umpan balik atau feedback adalah output yang dikembalikan kepada anggota organisasi untuk membantu mengevaluasi atau mengoreksi tahap input.

 

Apa sajakah komponen manajemen, komponen organisasi, dan komponen teknologi dari sistem informasi?

Dari perspektif bisnis, sistem informasi menjadi salah satu solusi atas masalah atau tantangan yang dihadapi perusahaan. Sistem informasi bisa dipandang sebagai kombinasi dari elemen manajemen, elemen organisasi, dan elemen teknologi.

Untuk menggunakan sistem informasi secara efektif, kita harus memahami organisasi, manajemen, dan teknologi informasi yang membentuk sistem informasi.

Dimensi manajemen. Isu-isu terkait dimensi manajemen dari sistem informasi di antaranya adalah kepemimpinan, strategi, dan perilaku manajemen.

Dimensi teknologi. Dimensi teknologi terdiri dari perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer, teknologi manajemen data, serta teknologi jaringan/telekomunikasi (termasuk Internet).

Dimensi organisasi. Isu-isu terkait dimensi organisasi dari sistem informasi di antaranya mencakup hirarki organisasi, spesialisasi fungsional, proses bisnis, budaya, serta kelompok-kelompok kepentingan politik.

 

Mengapa aset-aset pelengkap lainnya sangat penting untuk memastikan sistem informasi benar-benar menciptakan nilai bagi organisasi?

Untuk memperoleh nilai yang bermakna dari sistem informasi, organisasi harus melengkapi investasi teknologi dengan investasi aset-aset pelengkap lainnya. Aset-aset pelengkap itu mencakup model bisnis dan proses bisnis baru, budaya organisasi serta perilaku manajemen yang mendukung, standar-standar teknologi yang tepat, regulasi, serta aturan-aturan hukum. Investasi teknologi informasi baru tidak akan menghasilkan imbal hasil yang tinggi jika perusahaan tidak melakukan perubahan manajerial dan perubahan organisasi yang mendukung teknologi baru tersebut.

 

Apa sajakah disiplin-disiplin akademik yang digunakan untuk mempelajari sistem informasi, serta bagaimana tiap-tiap disiplin akademik berkontribusi dalam pemahaman sistem informasi?

Kajian dan riset sistem informasi yang banyak dilakukan selama ini menggunakan pendekatan-pendekatan yang disumbangkan oleh disiplin ilmu teknik dan disiplin ilmu keperilakuan.

Disiplin ilmu-disiplin ilmu yang berkontribusi dengan pendekatan teknis yang berfokus pada model-model formal serta kapabilitas sistem informasi adalah ilmu komputer, ilmu manajemen, dan riset operasi.

Disiplin-disiplin yang berkontribusi dengan pendekatan keperilakuan yang berfokus pada dampak dari desain, implementasi, manajemen, dan bisnis atas sistem informasi adalah psikologi, sosiologi, dan ilmu ekonomi.

Pandangan sosio-teknis mempertimbangkan, baik dimensi teknis maupun dimensi sosial sistem informasi, serta menawarkan solusi yang merepresentasikan kombinasi paling tepat dari kedua dimensi itu.