Diimplementasikannya sistem informasi baru akan mempengaruhi struktur organisasi, tujuan, rancangan pekerjaan, nilai-nilai, persaingan antar kelompok-kelompok kepentingan, pengambilan keputusan, serta perilaku sehari-hari di dalam organisasi.
Materi ini adalah bagian dari
modul sistem informasi manajemen (SIM)
yang disusun oleh Warsidi
Fitur-fitur organisasi apakah yang harus diketahui manajer agar mampu mengembangkan dan menggunakan sistem informasi secara efektif?
Pengertian organisasi. Organisasi adalah struktur
sosial yang bersifat stabil dan formal. Organisasi mengambil sumber daya dari
lingkungannya dan mengolah sumber daya itu untuk menghasilkan luaran (output).
Definisi organisasi di atas bersifat teknis, berfokus pada tiga
elemen organisasi. Modal dan tenaga kerja adalah faktor produksi utama yang
disediakan oleh lingkungan. Organisasi (perusahaan) mengubah input itu menjadi
produk dan jasa dalam kegiatan produksi. Produk dan jasa itu kemudian
dikonsumsi oleh lingkungan sebagai imbalan atas input yang disediakan.
Dari sudut pandang keperilakuan, organisasi juga bisa diartikan
sebagai hak, keistimewaan perlakuan, kewajiban, dan tanggung jawab yang
diseimbangkan dari waktu ke waktu melalui konflik dan resolusi konflik. Organisasi
dari sudut pandang keperilakuan lebih bersifat dinamis, yang selain memiliki
struktur juga memiliki
proses.
Seluruh organisasi modern bersifat hirarkis, terspesialisasi, dan tidak memihak (impartial), menggunakan aturan-aturan eksplisit untuk memaksimalkan efisiensi. Tiap-tiap organisasi memiliki budaya dan iklim politik yang unik yang diakibatkan oleh adanya kelompok-kelompok kepentingan yang berbeda-beda. Organisasi juga dipengaruhi oleh lingkungan sekitarnya. Organisasi juga beragam dalam hal-hal yang menyangkut tujuan, kelompok-kelompok yang dilayani, peran sosial, gaya kepemimpinan, insentif, jenis tugas yang dilaksanakan, serta jenis strukturnya. Fitur-fitur tersebut membantu menjelaskan perbedaan dalam penggunaan sistem informasi oleh tiap-tiap organisasi. Sistem informasi dan organisasi yang menggunakannya berinteraksi dan saling mempengaruhi satu sama lain.
BBagaimanakah sistem informasi mempengaruhi organisasi?
Diimplementasikannya sistem informasi baru akan mempengaruhi struktur organisasi, tujuan, rancangan pekerjaan, nilai-nilai, persaingan antar kelompok-kelompok kepentingan, pengambilan keputusan, serta perilaku sehari-hari di dalam organisasi. Pada saat yang sama, sistem informasi harus dirancang untuk melayani kebutuhan kelompok-kelompok kunci di dalam organisasi. Sistem informasi dibentuk oleh struktur organisasi, proses bisnis-proses bisnis yang ada, tujuan, budaya, iklim politik di dalam organisasi, serta manajemen. Teknologi informasi bisa mengurangi biaya-biaya transaksi dan keagenan. Perubahan di dalam organisasi semakin nyata dengan penggunaan Internet. Sistem informasi baru biasanya akan mengacaukan pola-pola kerja yang sudah mapan dan hubungan-hubungan kekuasaan yang sudah mapan, sehingga seringkali terjadi resistensi terhadap sistem informasi yang baru diperkenalkan.
Baca juga: Dampak ekonomi dari sistem informasi terhadap organisasi
Bagaimanakah model kekuatan persaingan Porter, model rantai nilai, sinergi, kompetensi inti, dan ekonomi jejaring membantu perusahaan mengembangkan strategi bersaing menggunakan sistem informasi?
Menurut model kekuatan persaingan (competitive forces model) yang dikemukakan oleh Porter, posisi strategik perusahaan serta strategi-strategi yang dipilihnya, ditentukan oleh persaingan dengan pesaing-pesaing langsung perusahaan selama ini. Akan tetapi, posisi strategik dan strategi perusahaan juga sangat dipengaruhi oleh masuknya pelaku-pelaku baru ke pasar, produk dan layanan substitusi, pemasok, serta kustomer. Sistem informasi membantu perusahaan dalam bersaing dengan mempertahankan biaya pada tingkatan yang rendah, diferensiasi produk atau layanan, berfokus pada market niche, mempererat hubungan dengan kustomer dan pemasok, serta mempertebal rintangan bagi pendatang baru di pasar dengan dimilikinya keunggulan operasi yang tinggi.
Model rantai nilai (value chain model) memberikan perhatian pada aktivitas-aktivitas tertentu dalam bisnis yang akan dipengaruhi oleh strategi bersaing dan sistem informasi perusahaan. Model rantai nilai memandang perusahaan terdiri dari serangkaian aktivitas utama dan aktivitas pendukung yang secara bersama-sama menambah nilai pada produk atau layanan perusahaan. Aktivitas utama (primary activities) terkait langsung dengan produksi dan distribusi, sedangkan aktivitas pendukung (support activities) menjadikan aktivitas utama bisa dilaksanakan. Rantai nilai perusahaan bisa dihubungkan dengan rantai nilai pemasok, distributor, dan kustomer. Jaring-jaring nilai (value web) terdiri dari sistem informasi-sistem informasi yang meningkatkan daya saing pada tingkatan industri dengan mendorong penggunaan standar dan aliansi pada tingkatan industri secara menyeluruh, serta dengan menjadikan perusahaan mampu bekerja secara lebih efisien dengan mitra-mitranya.
Karena perusahaan terdiri dari beragam unit bisnis, sistem informasi meningkatkan efisiensi atau meningkatkan layanan dengan menghubungkan operasi unit-unit bisnis. Sistem informasi membantu perusahaan memaksimalkan kompetensi intinya dengan mendorong berbagi pengetahuan lintas unit bisnis. Sistem informasi memfasilitasi model-model bisnis yang didasarkan pada jaringan pengguna atau pelanggan yang luas dengan memanfaatkan ekonomi jaringan (network economics). Strategi perusahaan virtual (virtual company strategy) menggunakan jaringan untuk menghubungkan dirinya dengan perusahaan-perusahaan lain sehingga perusahaan bisa menggunakan kapabilitas perusahaan lain untuk mengembangkan, memasarkan, dan mendistribusikan produk dan layanan. Dalam ekosistem bisnis, berbagai industri bekerja bersama-sama untuk menyerahkan nilai kepada kustomer. Sistem informasi mendukung terciptanya jaringan interaksi yang erat antar perusahaan-perusahaan yang terlibat dalam jaringan.
Apakah tantangan-tantangan yang dihadapi oleh sistem informasi strategik dan bagaimanakah sistem informasi strategik seharusnya menghadapi tantangan-tantangan dimaksud?
Implementasi sistem informasi strategik seringkali menuntut perubahan organisasi besar-besaran serta transisi dari satu tingkatan sosio-teknis ke tingkatan sosio-teknis lain. Perubahan semacam itu dikenal dengan istilah transisi strategik (strategic transitions) dan seringkali sulit dicapai. Terlebih lagi, tidak semua sistem informasi strategik bersifat menguntungkan dalam jangka pendek (profitable). Pengembangan sistem informasi strategik juga mahal. Sistem informasi strategik juga dengan mudah dapat ditiru oleh perusahaan-perusahaan lain sehingga keunggulan strategik tidak selalu bisa bertahan lama.
Komentar
Posting Komentar