10 March 2016

Contoh sistem akuntansi sederhana: jurnal khusus dan buku besar pembantu

sistem akuntansi

Mungkin ada yang berpandangan bahwa pengenalan jurnal khusus dan buku besar pembantu tidak ada gunanya lagi, mengingat sistem akuntansi manual dalam dunia nyata tidak lagi layak diterapkan. Tersedianya perangkat lunak atau software akuntansi dengan harga terjangkau, seperti Accourate Accounting, Quickbooks, atau XERO, menjadikan usaha kecil dan menengah (UKM) mampu mengimplementasikan sistem informasi akuntansi berbasis komputer, bahkan mendekati kapabilitas sistem ERP di perusahaan besar.

Bagi saya, pengenalan jurnal khusus dan buku besar pembantu bagi pembelajar akuntansi pemula tetap diperlukan. Berdasarkan pengalaman sehari-hari berinteraksi dengan mahasiswa akuntansi, seperti timbul kesan bahwa akuntansi itu hanya berkutat dengan angka, debit/kredit, posting, dan penyusunan neraca dan laba-rugi.

Tidak adanya tempat magang (internship) selama menjadi mahasiswa menjadikan mereka kurang menyadari bahwa akuntansi dalam praktik diimplementasikan melalui sistem informasi, melibatkan banyak pihak, menuntut efektivitas pengendalian internal, dan memakan biaya.

Praktikum komputer akuntansi lebih berkutat dengan hal-hal teknis pengoperasian perangkat lunak. Di sisi lain, mata kuliah sistem informasi akuntansi terlalu menekankan komponen-komponen dan sumber daya sistem, tidak menjelaskan secara rinci mengenai bagaimana satu transaksi atau kejadian bisnis tunggal diproses melalui sistem itu.

Pengenalan jurnal khusus dan buku besar pembantu akan membangkitkan imajinasi sejak awal tentang bagaimana satu transaksi atau kejadian bisnis, termasuk angka-angka rupiahnya, mengalir melalui sistem informasi akuntansi, dari dokumen sumber hingga menjadi informasi akuntansi (laporan keuangan).

Pengenalan jurnal umum dan buku besar pembantu juga bisa membantu dalam merancang sistem akuntansi sederhana untuk UKM, terutama untuk model bisnis pedagang besar atau perantara yang menghubungkan produsen dengan retailer.

Download materi handout buku besar pembantu dan jurnal khusus (PPT).

Apakah yang dimaksud dengan buku besar pembantu?

Buku besar pembantu (subsidiary ledger) adalah kelompok akun yang memiliki karakteristik yang sama. Dalam sistem akuntansi manual, buku besar pembantu memudahkan proses pencatatan, karena buku besar umum (general ledger) tidak perlu mencakup rincian saldo tiap-tiap akun. Contoh buku besar pembantu yang paling umum adalah buku besar pembantu utang usaha (accounts payable subsidiary ledger) dan buku besar pembantu piutang usaha (accounts receivable subsidiary ledger).

Akun tertentu dalam buku besar umum (general ledger) berisi ringkasan atau rekap data rinci yang terkandung dalam buku besar pembantu. Sebagai contoh, data rinci dari buku besar pembantu piutang usaha diringkas atau direkap dalam akun Piutang Usaha (Accounts Receivable) dalam buku besar umum. Akun buku besar umum yang berisi ringkasan data buku besar pembantu disebut akun kontrol atau akun kendali (control account).

Pada akhir periode akuntansi, tiap-tiap saldo akun kontrol di buku besar umum harus sama dengan total saldo semua akun rincian di buku besar pembantu terkait. Weygandt, Kimmel, dan Kieso (2010) mengilustrasikan hubungan antara buku besar umum dengan buku besar pembantu dengan gambar berikut: hubungan buku besar pembantu dengan buku besar umum Contoh transaksi-transaksi berikut memperjelas hubungan antara buku besar umum dengan buku besar pembantu. contoh transaksi penjualan kredit dan penerimaan kas

Pencatatan transaksi-transaksi di atas dalam buku besar umum ditunjukkan pada ilustrasi berikut: pencatatan transaksi dalam buku besar pembantu

Penting untuk dipahami bahwa buku besar pembantu dan buku besar umum ditangani oleh bagian atau departemen yang berbeda di dalam perusahaan. Sebagai contoh, buku besar pembantu piutang usaha ditangani oleh bagian piutang yang berada di bawah manajer kredit, sedangkan buku besar umum ditangani oleh bagian buku besar umum (general ledger department) di bawah manajer keuangan atau manajer akuntansi.

Rekonsiliasi harus dilakukan untuk mencocokkan total debit ($12.000) dan total kredit ($8.000) Piutang Usaha dalam buku besar umum dengan debit dan kredit rincian pada akun-akun dalam buku besar pembantu. Saldo sejumlah $4.000 dalam akun kontrol Piutang Usaha juga harus sama dengan total saldo-saldo tiap-tiap akun dalam buku besar pembantu piutang usaha (dalam contoh di atas, $2.000 + $0 + $2.000).

Dari penjelasan dan ilustrasi di atas, kita bisa menyimpulkan beberapa manfaat penggunaan buku besar pembantu jika dibandingkan dengan hanya menggunakan satu buku besar umum:

  • Buku besar pembantu menunjukkan transaksi yang mempengaruhi satu kustomer atau satu kreditor dalam satu akun tunggal.
  • Buku besar pembantu menjadikan buku besar umum hanya berisi data ringkasan.
  • Buku besar pembantu membantu menemukan kesalahan yang terkait dengan tiap-tiap akun dengan berkurangnya jumlah akun dalam satu buku besar dan dengan digunakannya akun kontrol.
  • Buku besar pembantu menjadikan pembagian kerja dalam pemindahbukuan transaksi. Sebagai contoh, satu karyawan menangani pemindahbukuan ke buku besar umum, dan karwyawan lain menangani pemindahbukuan ke buku besar pembantu.

 

Apakah yang dimaksud dengan jurnal khusus?

Jurnal khusus (special journals) digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi sejenis. Jenis-jenis transaksi apa saja yang sering terjadi dalam perusahaan menjadi penentu jurnal khusus-jurnal khusus apa yang digunakan perusahaan itu. Contoh jurnal khusus yang paling umum adalah jurnal pengeluaran kas (cash disbursements journal), jurnal penerimaan kas (cash receipts journal), jurnal pembelian (purchases journal), dan jurnal penjualan (sales journal). Transaksi-transaksi yang tidak bisa dimasukkan dalam jurnal khusus dicatat dalam jurnal umum.

  • Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat seluruh penjualan persediaan barang dagangan secara kredit.
  • Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat seluruh penerimaan kas, termasuk dari penjualan persediaan barang dagangan secara tunai.
  • Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat seluruh pembelian persediaan barang dagangan secara kredit.
  • Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat seluruh pengeluaran kas, termasuk untuk pembelian persediaan barang dagangan secara kredit.
  • Jurnal umum digunakan untuk mencatat seluruh transaksi yang tidak bisa dimasukkan ke dalam jurnal khusus, contohnya adalah ayat jurnal penyesuaian, ayat jurnal koreksi, dan ayat jurnal penutup.

 

Contoh pencatatan dalam jurnal penjualan

Persediaan barang dagangan bisa dicatat dengan sistem periodik atau sistem perpetual (baca akuntansi untuk perusahaan dagang). Gambar berikut menyajikan contoh pencatatan transaksi penjualan kredit dalam jurnal penjualan dengan sistem perpetual.

contoh jurnal penjualan

Pencatatan ke jurnal penjualan. Dengan sistem perpetual, setiap transaksi penjualan kredit dalam jurnal penjualan mengharuskan pencatatan, baik harga jual maupun harga pokok (SAK menerjemahkan istilah cost untuk persediaan menjadi beban pokok). Pencatatan harga jual terdiri atas debit ke Piutang Usaha (Accounts Receivable) dan kredit dengan jumlah sama ke Penjualan (Sales). Pencatatan harga pokok terdiri dari debit ke Beban Pokok Penjualan (Cost of Goods Sold) dan kredit dengan jumlah sama ke Persediaan Barang Dagangan (Merchandise Inventory). Penggunaan jurnal penjualan dengan dua kolom jumlah memungkinkan satu transaksi penjualan kredit dicatat dengan hanya satu baris yang mencakup baik harga jual maupun harga pokok.

Penting untuk diperhatikan, contoh jurnal penjualan di atas mencakup kolom nomor faktur (Invoice No.). Dalam sistem akuntansi manual, nomor faktur biasanya dirancang sudah tercetak (prenumbered) untuk memastikan bahwa semua faktur penjualan dicatat ke dalam jurnal penjualan. Penomoran secara tercetak itu merupakan contoh pengendalian internal (internal control) yang diimplementasikan dalam sistem akuntansi.

Pemindahbukuan. Pemindahbukuan (posting) dari jurnal penjualan ke buku besar pembantu piutang usaha dilakukan setiap hari agar saldo kustomer selalu mutakhir. Perhatikan, kolom referensi dicentang untuk menghindari pemindahbukuan ganda.

pemindahbukuan (posting) jurnal penjualan ke buku besar pembantu piutang

Pemindahbukuan ke buku besar umum bisa dilakukan satu kali dalam satu periode pelaporan, misalnya satu bulan. Jumlah yang dipindahbukukan adalah total dari kolom harga jual ($90.230) dan beban pokok (harga pokok $62.190). Perhatikan, kode akun dijadikan referensi pemindahbukuan.

Rekonsiliasi. Setelah jurnal penjualan dipindahbukukan ke buku besar pembantu piutang dan buku besar umum, tahap selanjutnya adalah rekonsiliasi untuk mencocokkan saldo-saldo buku besar itu. Dua hal penting yang harus dilakukan pada tahap ini adalah memastikan bahwa: (1) Total saldo debit buku besar umum sama dengan total saldo kredit buku besar umum. (2) Jumlah saldo-saldo buku besar pembantu sama dengan saldo akun kontrol. Gambar berikut menunjukkan contoh rekonsiliasi hasil pemindahbukuan dari jurnal penjualan ke buku besar umum dan buku besar pembantu.

rekonsiliasi buku besar umum dengan buku besar pembantu

13 comments:

  1. pak, apakah special journal dan jurnal pembantu bisa digunakan dalam perusahaan jasa? sy tidak pernah menjumpai hal tersebut dalam soal. lalu apabila tdk , alasanya knp demikian? maaf atas penasaran sya
    .apriani k (c1c015077)

    ReplyDelete
    Replies
    1. saya beri jawaban "tingkat tinggi" agar imajinasi kita lebih terbuka. bayangkan bisnis rumah sakit. buku pembantu apa yang harus disiapkan dalam sistem akuntansi rumah sakit? yang pasti ada buku pembantu pasien, dalam praktik setiap pasien punya satu rekam medik (medical record) yang memuat semua histori transaksi tiap-tiap individu pasien dengan rumah sakit, termasuk pelayanan yang pernah diterima dan pembayaran yang telah atau akan diterima rumah sakit dari tiap-tiap pasien. ada juga buku pembantu dokter, berisi catatan transaksi tiap-tiap dokter, kehadiran, layanan yang diberikan, serta jumlah yang telah dibayar atau akan dibayar pihak rumah sakit kepada tiap-tiap dokter. rumah sakit juga punya jenis karyawan lain seperti perawat, bagian administrasi, tenaga kontrak, yang pola penggajian dan penguapahannya berbeda, berarti tiap kelompok karyawan butuh buku pembantu tersendiri yang berisi akun-akun karyawan dalam kelompok sejenis.

      bagaimana dengan jurnal khusus? dalam praktik, menjurnal berarti merekam data transaksi dalam sistem. untuk konteks rumah sakit, transaksi sejenis misalnya adalah transaksi pendaftaran pasien rawat jalan, transaksi pendaftaran pasien rawat inap, transaksi pelayanan dokter...anda bisa bayangkan kelompok-kelompok transaksi "sejenis" yang perlu direkam ke dalam sistem, itulah jurnal khusus dalam praktik.

      anda tarik tunai di ATM juga berarti jurnal khusus bagi bank.

      Delete
  2. Ivani Jelina Riandi (C1C015004)

    Sejak saya mengenal akuntansi, yang saya ketahui bahwa buku besar pembantu itu hanya ada 2 macam yaitu buku besar pembantu utang dagang dan piutang dagang, tetapi setelah saya membaca artikel ini menjelaskan bahwa buku besar pembantu tidak hanya piutang dagang dan utang dagang saja, jadi apa sajakah jenis buku besar pembantu selain utang dagang dan piutang dagang? Dan apakah buku besar pembantu bisa digunakan pada akuntansi perusahaan jasa atau hanya pada akuntansi perusahaan dagang? Dan mengapa?

    ReplyDelete
  3. Maaf pak saya ingin bertanya.
    Sekarang ini, banyak perusahaan-perusahaan menggunakan buku besar pembantu dan jurnal khusus dengan sistem terkomputerisasi. Namun, sebenarnya buku besar pembantu dan jurnal khusus adalah Sistem Akuntansi Manual. Yang saya tanyakan, apakah buku besar pembantu dan jurnal khusus dapat digolongkan ke dalam Sistem Informasi Akuntansi? Jika iya, memiliki peran penting apakah jika dilihat dari sisi fungsi dan kegunaanya dalam Sistem Informasi Akuntansi tersebut?
    Terima kasih.
    IRFA’ ARIFUDIN (C1C015089)

    ReplyDelete
    Replies
    1. Bagi saya, SISTEM AKUNTANSI atau SISTEM INFORMASI AKUNTANSI itu hanya istilah saja. Apa yang dimaksud sama saja, yaitu komponen yang saling terkait untuk menghasilkan informasi akuntansi. Mungkin ada yang beranggapan, sistem akuntansi itu lebih umum, sedangkan sistem informasi akuntansi itu sistem akuntansi yang menggunakan teknologi informasi.

      Delete
  4. Hendra Wahyu Hidayat (C1C015060)

    Assalamualaikum Wr. Wb.

    Selamat Sore Pak, Saya ingin mengajukan beberapa tanggapan dan pertanyaan :

    Secara teknis, saya masih penasaran terhadap beberapa hal yang mungkin terkait dengan istilah recording dengan posting yang agak mengganggu di benak saya, mungkin karena latar belakang saya adalah smk, beberapa teknis yang bapak sampaikan dalam tulisan maupun pertemuan kemarin agak sedikit berbeda dengan apa yang saya dapatkan dulu. Contohnya pemindahbukuan (posting) dari jurnal khusus ke buku besar pembantu tidak pernah saya tahu, karena beberapa hal yang saya dapatkan dulu bahwa jurnal khusus & buku besar pembantu dicatat(record) secara bersamaan dengan dasar bukti transaksi, sehingga tidak ada istilah posting melainkan hanya recording pak. Apakah hal ini ada keterkaitan dengan fleksibilitas system pencatatan akuntansi bagi tiap-tiap perusahaan pak? Atau mungkin ada perubahan aturan khusus terbaru mengenai hal ini ?

    Kemudian terkait dengan pemindahbukuan yang dilakukan secara harian ataupun pembagian buku besar pembantu yang ditangani oleh satu bagian dalam perusahaan, mungkin menurut saya untuk mencegah kesalahan ataupun fraud dalam pencatatan akuntansi, mungkinkah dengan system seperti ini masih bisa terdapat celah kesalahan dalam pencatatan maupun fraud? Lantas apakah yang harus kita perbuat sebagai pihak perusahaan untuk menangani hal seperti itu tanpa diragukan kredilibilitas perusahaan oleh supplier/customer atau pihak lainnya pak?

    Sebelumnya terimakasih atas kesediaan Bapak untuk menjawab pertanyaan saya.

    ReplyDelete
    Replies
    1. Mas Hendra benar. Sistem akuntansi atau sistem informasi akuntansi itu fleksibel, tergantung pada kebutuhan perusahan. Sebagai contoh, buku besar piutang/kustomer diadakan jika perusahaan membutuhkan data rincian tiap-tiap kustomer. Tentang entri dan posting, itu masalah desain sistem. Tidak ada "pakem" atau standar juga. Yang terpenting adalah rekonsiliasi antar accounting record.

      Kesalahan atau fraud tetap ada, mas. Karena pelaksana sistem adalah manusia. Manusia bisa bersekongkol, korupsi, dsb. Cek tulisan saya berikutnya tentang pengendalian internal. Bahkan dalam praktik, perusahaan harus punya toleransi kerugian yang massih bisa diterima, karena meniadakan risko 100% itu tidak mungkin.

      Delete
  5. Maaf pak saya mau bertanya. Dalam artikel Bapak dijelaskan bahwa, di dalam jurnal penjualan terdapat nomor faktur. Dalam sistem akuntansi manual, nomor faktur biasanya dirancang prenumbered. Prenumbered tersebut merupakan contoh pengendalian internal yang diimplementasikan dalam sistem akuntansi. Yang saya tanyakan adalah mengapa pengendalian internal merupakan bagian implementasi dari sistem akuntansi? Dan apa hubungannya pengendalian internal tersebut dengan sistem akuntansi?
    Terimakasih. Desti Nur Afifah (C1C015115)

    ReplyDelete
    Replies
    1. Cek materi ini: http://goo.gl/I6RZR0

      Delete
  6. Rafi Ratnasari (C1C015033)

    Seperti yang sudah bapak jelaskan terkait mengenai jurnal khusus apabila terdapat transaksi-transaksi yang tidak dapat dimasukan kedalam jurnal khusus (jurnal pembelian, jurnal pengeluaran kas, jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas) maka dapat dicatat dalam jurnal umum. Yang ingin saya tanyakan, sepengetahuan saya sampai saat ini transaksi yang tidak dapat dimasukan kedalam jurnal khusus meliputi transaksi retur penjualan, transaksi retur pembelian dan transaksi aktiva lainnya secara kredit. Apakah selain tiga transaksi tersebut masih ada transaksi lain yang tidak dapat dimasukan kedalam jurnal khusus pak? Jika iya masih banyak transaksi yang tidak dapat dimasukan kedalam jurnal khusus apakah masih bisa dikatakan menjadi efektif sesuai dengan kegunaan jurnal khusus untuk mencatat transaksi-transaksi yang sering terjadi didalam perusahaan dagang? Sebelumnya, trimakasih atas penjelasan bapak.

    ReplyDelete
    Replies
    1. Tergantung rancangan kolom-kolomnya. Transaksi retur penjualan dan retur pembelian bisa saja masuk ke jurnal penjualan atau pembelian jika retur itu sering terjadi, misalnya karena barang dagangan yang diperjualbelikan gampang rusak di perjalanan.

      Transaksi yang masuk jurnal umum langsung seharusnya hanya yang insidental, misalnya jurnal koreksi, penyesuaian akhir tahun, dan penutupan akun nominal.

      Ingat, tidak "pakem" atau standar untuk merancang sistem akuntansi. Tergantung pada kebutuhan informasi user, sifat proses bisnis, dan faktor-faktor lain.

      Delete
  7. Maaf pak saya ingin bertanya
    Jika semua aset dan kewajiban dapat dibuat buku besar pembantunya, apakah ada perbedaan jika membuat buku besar pembantu piutang dibandingkan membuat buku besar pembantu aset yang lainnya ?
    Terima kasih sebelumnya pak
    Ayunisa Wilistia C1C015022

    ReplyDelete
  8. Ayu Mulyani (C1C015031)

    Maaf Pak, Saya ingin bertanya, sebelumnya saya setuju dengan pendapat Bapak bahwa kami sebagai mahasiswa membutuhkan pengetahuan melalui praktik langsung yaitu magang, nah pertanyaan Saya kaitannya dengan jurnal khusus dan buku besar pembantu, apakah di dunia kerja sudah tidak dikenal lagi jurnal khusus dan buku besar pembantu Pak? Dan mengapa di buku karya Kieso pun materi tentang jurnal khusus dan buku besar pembantu hanya ada di beberapa edisi buku? seperti buku Kieso yang saya miliki tidak ada materi tentang jurnal khusus dan buku besar pembantu, apakah hal ini menunjukkan bahwa di dunia modern jurnal khusus dan buku besar pembantu mulai kurang diminati Pak? Terima Kasih sebelumnya Pak.

    ReplyDelete