Sistem informasi akuntansi: jurnal khusus dan buku besar pembantu

Artikel ini menjelaskan pengertian sistem informasi akuntansi (SIA), membahas dan membandingkan sistem informasi akuntansi berbasis komputer dengan sistem akuntansi manual, serta memberikan contoh sistem informasi akuntansi sederhana yang mengimplementasikan jurnal khusus (jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal pengeluaran kas, jurnal penerimaan kas) dan buku besar pembantu (buku piutang, buku utang).

Warsidi, CA
Dosen Tetap Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Jenderal Soedirman
Anggota Ikatan Akuntan Indonesia
Terakhir diperbaharui: Juni 2017

Pengertian sistem informasi akuntansi

Sistem informasi akuntansi adalah salah satu sistem informasi yang digunakan organisasi untuk mengumpulkan dan mengolah data transaksi serta menyampaikan informasi keuangan kepada para pengambil keputusan. Tahap-tahap siklus akuntansi dalam praktik sebenarnya hanya mungkin diimplementasikan melalui sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi juga mencakup dokumen bukti transaksi, catatan akuntansi (jurnal dan buku besar), neraca saldo, neraca lajur (disebut juga kertas kerja), serta laporan keuangan yang dihasilkan.

Sistem informasi akuntansi bisa dirancang manual atau berbasis komputer. Sistem informasi akuntansi berbasis komputer bisa dikembangkan sendiri oleh perusahaan (custom-made system) atau dibeli jadi (siap pakai) dari vendor (off-the-shelf system) seperti yang banyak digunakan oleh usaha kecil dan menengah.

Contoh paket software akuntansi siap pakai adalah Accurate Accounting, QuickBooks, XERO, dan Peachtree.

Software akuntansi yang baik ditinjau dari segi efektivitas dan efisiensi harus mencakup kriteria efektivitas biaya, manfaat, dan fleksibilitas.

Software akuntansi dikatakan efektif dari segi biaya jika manfaat informasi yang dihasilkan lebih tinggi daripada biaya pengembangan/pembelian serta biaya yang timbul dalam rangka implementasi.
Agar bermanfaat, sistem akuntansi harus menghasilkan informasi yang mudah dipahami, relevan, andal, tepat waktu, dan akurat. Perancang aplikasi sistem informasi akuntansi harus memperhatikan kebutuhan dan pengetahuan pengguna.
Sistem informasi akuntansi juga harus fleksibel, akomodatif terhadap beraneka ragam pengguna serta mampu beradaptasi dengan kebutuhan informasi yang selalu berubah.

Sistem aplikasi general ledger

Usaha kecil dan menengah (UKM) kini semakin banyak yang telah beralih dari sistem akuntansi manual ke sistem buku besar (general ledger) berbasis komputer. Sistem aplikasi general ledger adalah software akuntansi yang mengintegrasikan berbagai fungsi akuntansi yang terkait dengan penjualan, pembelian, piutang, utang, penerimaan kas, pengeluaran kas, dan penggajian. Sistem general ledger juga mampu menghasilkan laporan keuangan.

Berikut ini adalah keunggulan sistem berbasis komputer jika dibandingkan dengan sistem akuntansi manual.

Dengan sistem informasi akuntansi berbasis komputer, entry data umumnya cukup dilakukan satu kali.
Software akuntansi menjalankan sebagian besar tahap siklus akuntansi secara otomatis, sehingga banyak kesalahan akibat campur tangan manusia dalam sistem akuntansi manual bisa dikurangi. Contoh kesalahan manusia di antaranya adalah kesalahan dalam melakukan posting (pemindahbukuan) atau kesalahan dalam membuat laporan keuangan.
Sistem berbasis komputer juga mampu menyediakan informasi seketika (real-time). Semakin cepat informasi tersedia umumnya berarti semakin baik keputusan yang diambil.

Memilih software akuntansi

Untuk memilih software akuntansi yang tepat, Anda harus memahami kegiatan perusahaan yang akan dilayani oleh software akuntansi. Sebagai contoh, Anda mungkin perlu menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

Apakah perusahaan memerlukan manajemen persediaan yang rinci?
Apakah penjualan dilakukan secara tunai atau kredit?
Apakah sistem penggajian perlu diakomodasi dalam sistem?
Apakah manajemen kas akan menjadi bagian dari sistem?

Memilih software akuntansi yang sesuai kebutuhan sangat penting. Mengapa? Instalasi sistem akuntansi yang sederhana sekalipun tetap memakan waktu dan biaya. Mempelajari sistem baru juga memerlukan jam kerja karyawan.

Software akuntansi secara umum bisa dikelompokkan menjadi dua, yaitu software akuntansi sederhana dan sistem Enterprise Resource Planning (ERP).

Sistem aplikasi general legder yang dibahas di bagian sebelumnya termasuk dalam software akuntansi sederhana. Software akuntansi seharusnya tidak hanya mampu mencatat transaksi dan membuat laporan keuangan. Kriteria memilih software akuntansi yang baik dan berkualitas mencakup:

Software akuntansi yang baik harus memberikan kemudahan akses data dan pembuatan laporan. Pengguna bisa dengan mudah mengakses informasi terkait pelanggan atau pemasok tertentu. Sebagai contoh, Anda bisa melihat semua transaksi, faktur, pembayaran, serta informasi kontak seorang klien atau pelanggan.
Software akuntansi harus memfasilitasi jejak audit. Semua transaksi harus bisa ditelusuri dari informasi yang dihasilkan hingga ke sumbernya.
Software akuntansi harus memfasilitasi pengendalian internal, misalnya berupa kemampuan untuk mengidentifikasi transaksi mencurigakan atau potensi kesalahan.
Software akuntansi harus fleksibel dan bisa dikustomisasi. Sebagai contoh, software harus memungkinkan pembuatan kolom data baru yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Software akuntansi harus memiliki fitur kompatibilitas jaringan (network-compatibility). Sistem dapat diakses oleh banyak pengguna pada waktu yang bersamaan.

Sistem akuntansi manual

Sistem akuntansi manual adalah sistem informasi akuntansi yang setiap tahap siklus akuntansi-nya dilakukan dengan tangan manusia. Dalam sistem akuntansi manual, seorang karyawan bertugas mencatat setiap transaksi akuntansi dalam jurnal, sementara karyawan lain memindahbukukan (melakukan posting) transaksi akuntansi ke buku besar. Perhitungan secara manual harus dilakukan untuk menentukan saldo-saldo akun di buku besar serta untuk membuat neraca saldo dan laporan keuangan.

Bagian berikutnya dari artikel ini akan memberikan contoh sistem akuntansi manual.

Mengapa sistem akuntansi manual harus dipelajari padahal di dunia nyata perusahaan sudah menggunakan sistem berbasis komputer? Dari segi jumlah, usaha kecil dan menengah (UKM) jauh lebih banyak daripada usaha besar. Dalam praktik, sistem informasi akuntansi diimplementasikan secara bertahap.

Usaha yang sangat kecil (usaha mikro) mulai menerapkan sistem manual, misalnya ketika ada tuntutan untuk menyelenggarakan pembukuan dari instansi pajak dan lembaga keuangan. Seiring perkembangan usaha, perusahaan beralih ke sistem berbasis komputer.

Anda juga mungkin bekerja pada usaha kecil dan menengah, atau barangkali berniat memulai usaha baru, sehingga memahami cara kerja sistem akuntansi manual tetap bermanfaat.

Di samping itu, untuk benar-benar memahami sistem informasi akuntansi berbasis komputer, Anda juga harus memahami sistem akuntansi manual.

Buku besar pembantu

Dalam sistem informasi akuntansi manual, buku besar pembantu atau buku pembantu adalah kelompok akun-akun yang memiliki karakteristik yang sama. Salah satu contoh buku besar pembantu adalah buku besar pembantu piutang (atau buku piutang) yang di dalamnya berisi akun-akun tiap-tiap pelanggan kredit. Buku besar pembantu merupakan tambahan dan perluasan buku besar umum. Dengan adanya buku besar pembantu, buku besar umum (atau kadang-kadang disebut “buku besar” saja) tidak perlu lagi memuat rincian saldo.

Buku besar pembantu yang biasa digunakan dalam sistem akuntansi manual adalah:

Buku pembantu piutang atau buku piutang atau buku catatan pelanggan adalah buku besar pembantu yang memuat kumpulan data transaksi tiap-tiap pelanggan kredit.
Buku pembantu utang atau buku utang atau buku catatan pemasok adalah buku besar pembantu yang memuat kumpulan data transaksi tiap-tiap pemasok kredit.

Akun tiap-tiap pelanggan dalam buku pembantu piutang dan akun tiap-tiap pemasok dalam buku utang biasanya ditata menurut abjad (alfabetis) untuk memudahkan akses terhadap catatan pelanggan atau pemasok tertentu.

Keterkaitan antara buku besar umum (general ledger) dengan buku besar pembantu adalah sebagaimana ditunjukkan pada gambar berikut:

Angka-angka pada akun-akun di atas bersumber dari transaksi penjualan dan penerimaan kas selama bulan Januari 2017:

Akun-akun pelanggan dalam buku besar pembantu biasanya dimutahirkan (di-posting) oleh petugas bagian penagihan (billing) setiap hari ketika terjadi penjualan kredit dan penerimaan kas, bersamaan dengan tanggal faktur dan bukti kas masuk. Posting harian memastikan informasi di dalam akun-akun buku besar pembantu menjadi mutahir (up-to-date). Informasi yang mutahir menjadikan perusahaan mampu memonitor limit kredit, menagih pelanggan, dan menjawab permintaan informasi dari pelanggan mengenai saldo akun mereka.

Pada setiap akhir periode (misalnya pada akhir bulan), petugas bagian buku besar umum (bagian akuntansi) melakukan posting (pemindahbukuan) ke akun akun kontrol dalam buku besar umum (biasanya dari total-total yang diperoleh dari kolom-kolom jurnal khusus). Praktik semacam ini memungkinkan perusahaan untuk membuat laporan keuangan bulanan.

Sebagaimana ditunjukkan oleh gambar di atas, pada akhir bulan perusahaan bisa melakukan rekonsiliasi total debit (Rp14.000.000) dan total kredit (Rp10.000.000) akun Piutang Usaha dalam buku besar umum dengan rincian debit dan kredit akun-akun dalam buku besar pembantu. Saldo Rp4.000.000 dalam akun kontrol Piutang Usaha juga harus sama dengan total saldo-saldo tiap-tiap akun (Rp2.000.000 + Rp0 + Rp2.000.000) dalam buku besar pembantu.

Jurnal khusus

Jurnal khusus adalah jurnal yang digunakan perusahaan untuk mencatat jenis-jenis transaksi yang sama. Sebagai contoh, semua penjualan barang dagangan secara kredit dicatat dalam jurnal penjualan, sedangkan semua penerimaan kas dicatat dalam jurnal penerimaan kas. Jenis transaksi apa yang sering terjadi di suatu perusahaan akan menentukan jurnal khusus apa yang digunakan perusahaan itu.

Sebagaimana dijelaskan pada bagian berikut, penggunaan jurnal khusus memungkinkan dilakukannya pembagian kerja. Beberapa orang mencatat transaksi dalam jurnal-jurnal khusus yang berbeda pada waktu yang sama. Sebagai contoh, satu karyawan bertugas melakukan pencatatan dalam jurnal penerimaan kas, sementara karyawan lain melakukan pencatatan dalam jurnal penjualan kredit.

Penggunaan jurnal khusus juga mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proses pemindahbukuan (posting). Dengan digunakannya sistem informasi akuntansi yang mengimplementasikan jurnal khusus, sebagian akun hanya di-posting secara periodik (misalnya setiap akhir bulan), tidak lagi setiap hari.

Perusahaan dagang yang menggunakan sistem akuntansi manual pada umumnya mengimplementasikan lima jenis jurnal, yaitu jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal pengeluaran kas, dan jurnal umum.

Jurnal penjualan

Dalam contoh sistem informasi akuntansi yang diberikan di sini, jurnal penjualan adalah jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat semua penjualan kredit barang dagangan. Penjualan tunai barang dagangan dicatat dalam jurnal penerimaan kas. Penjualan kredit aset selain barang dagangan dicatat dalam jurnal umum.

Jurnal penerimaan kas

Dalam contoh sistem akuntansi manual yang dibahas di sini, fungsi jurnal penerimaan kas adalah sebagai jurnal yang khusus digunakan untuk mencatat semua penerimaan kas. Penerimaan kas umumnya berasal dari penjualan tunai dan pembayaran piutang oleh pelanggan. Perusahaan juga mungkin menerima kas dari pinjaman bank atau dari penjualan aset tetap (aktiva tetap) seperti peralatan.

Jurnal pembelian

Fungsi jurnal pembelian adalah untuk mencatat semua pembelian kredit barang dagangan. Pencatatan dalam jurnal pembelian berarti debit ke akun Persediaan Barang Dagang dan kredit ke akun Utang Usaha.

Jurnal pengeluaran kas

Jurnal pengeluaran kas adalah jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat semua pengeluaran kas, termasuk pengeluaran kas terkait pembelian tunai. Dokumen sumber utama yang digunakan untuk melakukan pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah cek bernomor urut tercetak yang dilengkapi dengan bukti kas keluar pendukung lain.

Jurnal umum

Jurnal umum adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang tidak bisa dicatat dalam jurnal khusus. Contoh transaksi yang dicatat dalam jurnal umum adalah jurnal penyesuaian, jurnal koreksi, dan jurnal penutup.

Jurnal khusus sebagaimana diuraikan di atas tidak berlaku umum. Dalam praktik, tiap-tiap perusahaan menggunakan jurnal khusus yang berbeda-beda. Sebagai contoh, jika suatu perusahaan memperbolehkan pelanggan untuk melakukan retur barang dan transaksi itu sering terjadi, jurnal retur penjualan akan digunakan perusahaan itu. Perusahaan juga menentukan kolom-kolom jurnal khusus sesuai kebutuhan.

WSD