Artikel ini menjelaskan pengertian jurnal umum, perbedaan antara jurnal umum dengan jurnal khusus, dan fungsi jurnal umum dalam sistem informasi akuntansi manual. Artikel ini juga dilengkapi dengan contoh pencatatan transaksi dalam jurnal umum untuk memberikan gambaran lebih jelas mengenai penggunaan jurnal umum dalam sistem akuntansi.
Pengertian jurnal
Apa itu jurnal? Dalam sistem informasi akuntansi manual, jurnal adalah buku pertama yang menjadi titik awal pencatatan transaksi. Transaksi dalam jurnal dicatat urut waktu. Untuk tiap-tiap transaksi, jurnal sekurang-kurangnya harus mencatat data mengenai sifat atau hakikat transaksi, akun apa saja yang dipengaruhi oleh transaksi, apakah pengaruhnya itu menambah atau mengurangi, serta berapa jumlahnya.
Sistem pencatatan transaksi yang sepenuhnya dijalankan secara manual diimplementasikan dengan menggunakan buku jurnal, yang mencakup satu buku jurnal umum dan beberapa buku jurnal khusus. Jurnal khusus menjadi tempat pertama untuk mencatat transaksi-transaksi rutin sejenis seperti penjualan, pembelian, penerimaan dan pengeluaran kas. Tiap-tiap transaksi sejenis dicatat dalam jurnal khusus tersendiri.
Baca juga:
Sistem informasi akuntansi: jurnal khusus dan buku besar pembantu
Jurnal umum dan jurnal khusus
Jurnal umum adalah tempat untuk mencatat transaksi-transaksi yang frekuensinya rendah. Contoh transaksi jurnal umum di antaranya adalah penyesuaian akun pada akhir periode, koreksi kesalahan, penutupan akun nominal, dan pembalikan jurnal penyesuaian. Transaksi- transaksi tersebut bersifat internal dan frekuensinya rendah.
Jurnal umum juga berfungsi sebagai ringkasan jurnal khusus. Sebagai contoh, penjualan kredit selama satu bulan ditotal dari jurnal penjualan, total penjualan itu kemudian dicatat di jurnal umum dengan debit ke akun Piutang Usaha (sebesar total harga jual) dan HPP (sebesar total harga pokok) dan kredit ke akun Penjualan (sebesar total harga jual) dan Persediaan Barang Dagang (sebesar total harga pokok).
Mungkin ada yang menganggap bahwa jurnal umum adalah salah satu tahapan siklus akuntansi. Anggapan ini timbul karena pada saat belajar akuntansi dasar, transaksi-transaksi umumnya dicatat dalam tabel jurnal umum yang kolom-kolomnya mencakup tanggal, nama akun, referensi, jumlah debit, dan jumlah kredit. Contoh-contoh analisis transaksi pada tingkat selanjutnya (akuntansi keuangan menengah dan lanjutan) juga dianalisis dan diilustrasikan dengan menggunakan format jurnal umum.
Anggapan bahwa jurnal umum adalah salah satu tahapan siklus akuntansi itu kurang tepat, karena jurnal umum sebenarnya adalah salah satu buku jurnal yang digunakan dalam sistem akuntansi manual. Dalam praktik, sebagian besar transaksi seharusnya dicatat pertama-tama di jurnal khusus. Jumlah-jumlah ringkasan dari jurnal khusus itu secara periodik dicatat di jurnal umum. Dengan kata lain, jurnal umum itu adalah catatan akuntansi (accounting record), bukan tahapan siklus akuntansi.
Baca juga:
Contoh jurnal dalam siklus akuntansi
Cara membuat jurnal umum
Jurnal umum seharusnya dirancang untuk mencatat transaksi secara individual dengan menunjukkan tanggal transaksi, akun-akun yang dipengaruhi oleh transaksi (minimal dua akun), apakah pengaruh itu menambah atau mengurangi, serta jumlah rupiah akun yang didebit, dan jumlah rupiah akun yang dikredit. Kolom referensi ditambahkan untuk memungkinkan jejak audit (audit trial). Baris keterangan juga lazim digunakan untuk memperjelas sifat atau hakikat transaksi.
Format jurnal umum disajikan sebagai berikut:
Dari bentuk jurnal umum sebagaimana diilustrasikan di atas, kita bisa melihat bahwa tanggal transaksi dicatat pada kolom paling kiri. Transaksi dicatat menurut urutan waktu terjadinya. Pada kolom “Nama Akun”, nama akun yang didebit ditulis rata kiri, sedangkan akun yang dikredit ditulis agak menjorok ke kanan. Praktik ini bersifat konvensional saja.
Dalam sistem informasi akuntansi berbasis komputer, tabel jurnal biasanya diekstrak dari sistem, misalnya ketika auditor melakukan pelacakan sampel transaksi ke sumbernya, nama akun biasanya disajikan semuanya rata kiri, dan tanggal transaksi muncul pada setiap baris.
Baris deskripsi/uraian transaksi umumnya juga dianggap opsional, tidak perlu dilakukan.
Sistem pencatatan ganda (biasa juga disebut sistem pembukuan berpasangan) mengharuskan jumlah debit sama dengan jumlah kredit untuk tiap-tiap transaksi.
Sebagaimana disinggung pada bagian sebelumnya, bentuk jurnal umum di atas biasanya tetap digunakan pada mata kuliah akuntansi keuangan menengah dan lanjutan. Perlu diingat bahwa pada tingkat menengah dan lanjutan, bentuk jurnal umum hanya digunakan sebagai alat bantu untuk menunjukkan pengaruh transaksi terhadap akun. Dalam praktik, aktivitas pencatatan dalam jurnal umum mungkin hanya dilakukan pada akhir periode akuntansi (pada saat tutup buku).
Baca juga:
Siklus akuntansi: tahap-tahap proses akuntansi
Contoh jurnal umum
Sebagaimana disinggung pada bagian sebelumnya, salah satu fungsi jurnal umum adalah untuk meringkas informasi yang pada awalnya dicatat dalam jurnal-jurnal yang secara khusus dirancang untuk mencatat kelompok-kelompok transaksi sejenis.
Perhatikan gambar jurnal penjualan berikut:
Data transaksi yang ada dalam jurnal di atas sama dengan data dalam contoh jurnal penjualan yang disajikan dalam artikel saya yang lain: Sistem informasi akuntansi: jurnal khusus dan buku besar pembantu. Bedanya, di bawah sel jumlah pada gambar di atas ditulis kode akun “(112) / (401)” dan “(505) / (120)”. Kode akun itu dibubuhkan oleh petugas pencatat jurnal penjualan untuk mengindikasikan bahwa angka-angka di atasnya sudah dipindahkan (di-posting) ke jurnal umum dan buku besar umum.
Gambar berikut menunjukkan bagaimana total harga jual dan harga pokok di atas dicatat dalam jurnal umum:
Komentar
Posting Komentar